Die Umsatzsteuer im internationalen Transport wirkt komplizierter, als sie ist. Die Grundregeln passen auf ein Blatt Papier. Probleme machen Ausnahmen, Details in der Rechnungsstellung und Pflichten, die man leicht übersieht. Dieser Artikel richtet sich an einen slowakischen Umsatzsteuerpflichtigen, der Waren für Kunden in anderen Ländern der Europäischen Union befördert. Er ist keine Steuerberatung. Wenden Sie sich im Einzelfall an einen Steuerberater oder an die Finanzverwaltung.
Grundregel: Es kommt darauf an, wer Ihr Kunde ist
Bei Transportleistungen wird die Umsatzsteuer nicht danach beurteilt, woher und wohin die Ware fährt, sondern danach, wem Sie die Leistung erbringen. Entscheidend ist, ob Ihr Kunde ein Steuerpflichtiger ist, also ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen, oder eine Privatperson.
- Der Kunde ist ein Unternehmen (B2B): Ort der Leistung ist der Sitz des Kunden. Es spielt keine Rolle, wo die Beförderung stattfindet. Für ein slowakisches Transportunternehmen bedeutet das, dass eine Beförderung für einen Kunden in Deutschland für die slowakische Umsatzsteuer außerhalb des slowakischen Gebiets liegt.
- Der Kunde ist eine Privatperson: Bei der Beförderung von Gegenständen zwischen Mitgliedstaaten ist Ort der Leistung der Ort, an dem die Beförderung beginnt. Andere Beförderungen werden dort besteuert, wo sie ausgeführt werden.
Der erste Fall ist in der Praxis der häufigste, deshalb behandeln wir ihn ausführlicher.
Was das für die Rechnung bedeutet
Stellt ein slowakischer Umsatzsteuerpflichtiger eine Rechnung für eine Beförderung an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat aus, liegt der Ort der Leistung im Land Ihres Kunden. Slowakische Umsatzsteuer berechnen Sie nicht. Die Rechnung muss die USt-IdNr. Ihres Kunden und einen Hinweis enthalten, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Steuerschuldumkehr, englisch Reverse Charge). Der Kunde berechnet und zahlt die Steuer in seinem Land. Die Leistung wird in einer Zusammenfassenden Meldung gemeldet, die nach Ihrem Besteuerungszeitraum und der Art der Leistungen abgegeben wird. Einzelheiten prüfen Sie auf der Website der Finanzverwaltung.
Der Spiegelfall erwartet Sie bei Subunternehmern. Beauftragen Sie einen ausländischen Frachtführer und stellt er Ihnen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, liegt der Ort der Leistung in der Slowakei, weil der Leistungsempfänger, also Sie, hier ansässig ist. Die Steuer schulden dann Sie selbst. Die Rechnung kostet Sie nichts, aber Sie müssen sie in der Steuererklärung berücksichtigen, und Sie können gleichzeitig den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen.
Die häufigsten Fehler
- Unnötig berechnete slowakische Umsatzsteuer an ein ausländisches Unternehmen. Der Kunde kann sie in seinem Land nicht abziehen und verlangt eine Korrektur, was die Beziehung belastet.
- Ungeprüfte USt-IdNr. Ist die Nummer des Kunden nicht gültig, dürfen Sie nicht wie bei B2B verfahren, und die Slowakei kann Ihnen den Fehlbetrag nachträglich festsetzen. Die Nummer wird im europäischen System VIES geprüft, und es ist klug, die Bestätigung der Prüfung zu speichern. Prüfen Sie wiederholt, nicht nur beim ersten Auftrag: Die Gültigkeit kann sich ändern.
- Fehlender Hinweis auf die Steuerschuldumkehr. Eine Rechnung ohne ihn wirft Fragen auf und kann bei einer Prüfung beanstandet werden.
- Vergessene Zusammenfassende Meldung. Leistungen an Unternehmen in anderen Mitgliedstaaten müssen dort aufgeführt werden. Wer sie nicht rechtzeitig abgibt, riskiert eine Strafe, auch wenn aus der Leistung keine Steuer entstand.
- Falscher Umgang mit Subunternehmern. Eine Rechnung eines ausländischen Frachtführers muss mit Steuerschuldumkehr gebucht und nicht ignoriert werden.
- Verwechselter Kundentyp: Privatperson oder Unternehmen. Für Privatpersonen gelten andere Regeln zum Ort der Leistung. Betrifft die Beförderung etwas Privates, etwa einen Umzug, beurteilen Sie sie gesondert.
- Nebenleistungen anders beurteilt als die Beförderung. Be- und Entladen sowie Lagerung, die Sie dem Kunden berechnen, folgen derselben Regel zum Ort der Leistung wie die Beförderung, wenn sie vom selben Unternehmer erbracht werden. Prüfen Sie Hinweise zu Ausnahmen.
- Falscher Kurs bei Rechnungen in Fremdwährung. Für die Umsatzsteuer erfolgt die Umrechnung nach den gesetzlichen Regeln, meist mit dem Referenzkurs der Europäischen Zentralbank am maßgeblichen Tag. Einen anderen Kurs zu verwenden ist ein häufiger Fehler.
Was Sie für den Fall einer Prüfung aufbewahren
Bei einer B2B-Beförderung für einen ausländischen Kunden fragt eine Prüfung meist nach drei Dingen: ob der Kunde zum Zeitpunkt der Leistung Steuerpflichtiger war, ob die Beförderung tatsächlich stattfand und ob die Zusammenfassende Meldung mit den Rechnungen übereinstimmt. Bewahren Sie daher die Bestätigung der Prüfung der USt-IdNr., die Bestellung oder den Vertrag, das Transportdokument (CMR oder einen anderen Frachtbrief mit Unterschrift des Empfängers) und die Rechnung auf. Je mehr davon Sie beim Auftrag haben, desto kürzer die Prüfung.
Und wenn die Beförderung durch mehrere Länder führt
Für die Umsatzsteuer ändert sich die Regel nicht, auch wenn die Route durch vier Staaten führt. Der Ort der Leistung richtet sich nach dem Kunden, nicht nach der Route. Eine andere Frage sind Maut, Unterkunft des Fahrers und Kraftstoff. Das sind Ihre Kosten, die Sie in den Ländern zahlen, in denen sie entstehen, oft mit örtlicher Umsatzsteuer. Bei Einkäufen im Ausland lohnt es sich zu klären, ob Sie sich Umsatzsteuer aus einem anderen Mitgliedstaat erstatten lassen können, was elektronisch über das Portal Ihrer heimischen Steuerverwaltung beantragt wird. Die Fristen sind fest, und nach ihrem Ablauf erlischt der Anspruch.
So helfen Sie sich in der Praxis
- Prüfen Sie bei jedem neuen Kunden die USt-IdNr. und speichern Sie die Bestätigung.
- Halten Sie in Ihrer Fakturierung Hinweise zur Steuerschuldumkehr in der Sprache des Kunden bereit.
- Vergleichen Sie jeden Monat Rechnungen ins Ausland mit der Zusammenfassenden Meldung, bevor Sie sie abgeben.
- Buchen Sie Rechnungen ausländischer Subunternehmer sofort nach Eingang, nicht am Periodenende.
- Gehen Sie einmal im Jahr mit einem Steuerberater durch, ob sich etwas geändert hat. Umsatzsteuer und elektronische Meldungen werden angepasst.
Wie Exilogic hilft
Kundendaten einschließlich der USt-IdNr. führen Sie an einer Stelle und können die Gültigkeit der Nummer direkt über das System bei VIES prüfen. Die Rechnung stellen Sie in der Sprache des Kunden aus, sodass Hinweise für ausländische Partner verständlich sind. Ein System ersetzt keinen Steuerberater, hilft aber, die häufigsten Fehler abzufangen, die bei der Dateneingabe entstehen.