D'abord une remarque honnête. Trans Nova, dont nous parlons ici, est une entreprise modèle. Ce n'est pas un client précis, et les chiffres de cet article ne sont pas une réalité mesurée, mais une illustration. Nous la composons à partir de situations que les transporteurs nous décrivent le plus souvent. Une chose nous intéresse : d'où viennent, dans une petite entreprise de transport, les heures que l'on peut économiser, et comment les calculer dans vos propres conditions.
Situation de départ
Trans Nova compte quatorze véhicules et seize conducteurs. Trois personnes travaillent au bureau : le propriétaire, qui gère la vente et les finances, une dispatcheuse et une facturière à temps partiel. Les missions sont consignées dans un tableau Excel, la communication passe par e-mail et WhatsApp, les documents signés arrivent sur papier et les factures sont émises dans un logiciel comptable distinct. Tout fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un tombe malade et que quelque chose se passe mal. Comme dans beaucoup de petites entreprises, le système tient ici dans la mémoire de deux personnes.
Où le temps se perdait
Quand le propriétaire a noté pendant deux semaines à quoi sert le temps au bureau, cinq postes assez prévisibles sont ressortis :
- Les appels du type « où êtes-vous et quand arrivez-vous », venant des clients comme de la dispatcheuse vers les conducteurs. Environ cinq heures par semaine au total.
- La ressaisie des données d'une mission dans la facture, avec vérification du prix et de la date. Autour de quatre heures par semaine.
- La recherche de documents : où est la lettre de voiture signée qu'un conducteur a photographiée dans WhatsApp il y a trois semaines. Environ trois heures.
- Le suivi des échéances de contrôle technique, d'assurance, de chronotachygraphe et de permis de conduire dans un tableau que personne n'avait pensé à mettre à jour. Autour de deux heures par semaine quand c'était fait sérieusement, et zéro quand c'était oublié, ce qui a coûté cher.
- Un point mensuel pour le propriétaire et la préparation des devis à partir de zéro. Environ trois heures par semaine ensemble.
Ce qu'ils ont changé
Trans Nova n'a pas commencé par acheter un logiciel. Elle a commencé par désigner une personne responsable du changement et par fixer un objectif : chaque mission aura un endroit où l'on retrouve tout ce qui s'y rapporte. Cinq étapes ont suivi, réparties sur trois mois.
- Ils ont nettoyé leur liste de clients. Ils ont fusionné les doublons et complété numéros d'entreprise, numéros de TVA et e-mails de facturation. Cela a pris deux jours et fait gagner des heures par la suite.
- Ils ont commencé à créer les missions directement dans un système et à en émettre les factures, sans ressaisie.
- Ils ont donné aux conducteurs une application mobile où ils voient leurs missions et téléversent documents et photos directement depuis le lieu de livraison.
- Ils ont réglé les échéances des véhicules et des conducteurs de façon que l'alerte apparaisse à l'avance et non après l'expiration.
- Ils préparent les devis à partir de leurs propres modèles et, une fois acceptés, les transforment en missions d'un clic.
Ce qui a changé en heures
Après trois mois, le propriétaire a refait la même mesure. Le résultat, toujours illustratif, était le suivant :
- Appels sur la position et l'état : de cinq heures à deux, soit trois heures gagnées.
- Ressaisie dans les factures : de quatre à une, soit trois heures gagnées.
- Recherche de documents : de trois à une, soit deux heures gagnées.
- Suivi des échéances : de deux heures à une demi-heure, soit une heure et demie gagnée.
- Tableaux de bord et devis : de trois à une heure et demie, soit une heure et demie gagnée.
- Points mensuels à partir de rapports au lieu de tableaux : une heure de plus par semaine.
Cela fait douze heures par semaine au total. C'est un jour et demi de travail rendu à l'entreprise. La dispatcheuse l'a utilisé pour chercher des frets de retour, la facturière pour relancer les factures impayées et le propriétaire pour des négociations avec des clients qu'il n'avait pas le temps de mener auparavant.
Ce qui n'a pas marché
L'honnêteté exige aussi l'autre face. Au début, Trans Nova a tenté de transférer dix ans de données dans le système. Cela a coûté beaucoup de temps et presque personne n'y est revenu. Aujourd'hui, elle recommande de transférer clients, véhicules, conducteurs et missions ouvertes, et de laisser les anciens documents aux archives. Un second problème concernait les conducteurs : ceux qui ne se sont pas habitués ont continué d'envoyer des photos par WhatsApp. Une règle simple a aidé : la facture n'est émise qu'après le téléversement du document dans le système.
Comment le calculer pour vous
Inutile de recourir à un conseil coûteux. Du papier et deux semaines suffisent.
- Pendant deux semaines, chacun au bureau note à quoi il consacre son temps, par catégories comme appels, ressaisie, recherche de documents, échéances et tableaux de bord.
- Divisez les totaux par deux pour obtenir les heures par semaine.
- Multipliez-les par le coût horaire réel du travail, charges comprises, et pas seulement le salaire net.
- Estimez la part que l'on peut économiser. Soyez prudent : la moitié est une hypothèse raisonnable.
Vous obtenez ainsi une somme à comparer au prix d'un système. Il apparaît souvent que le seul gain de temps couvre l'abonnement, et que l'avantage d'une meilleure facturation et de moins d'erreurs vient en plus.
Ce qu'il faut retenir
L'économie en administration n'est pas une grande chose. Elle se compose de dizaines de petites qui se répètent chaque jour : un appel, une ressaisie, une recherche. Une fuite lente de temps ne se colmate qu'en saisissant les données une fois, puis en les utilisant simplement. C'est en gros tout le secret, et Exilogic est construit précisément sur cette idée.