Prima di tutto, una precisazione onesta. La Trans Nova, di cui scriviamo qui, è un'azienda modello. Non è un cliente specifico e le cifre di questo articolo non sono realtà misurata, ma un'illustrazione. La costruiamo a partire dalle situazioni che i trasportatori ci descrivono più spesso. Una cosa ci interessa: da dove vengono le ore risparmiabili in una piccola azienda di trasporti e come calcolarle nelle Sue condizioni.
Il punto di partenza
La Trans Nova ha quattordici veicoli e sedici autisti. In ufficio lavorano tre persone: un titolare che si occupa di vendite e finanza, un dispatcher e un'addetta alla fatturazione a tempo parziale. Gli ordini sono registrati in un foglio Excel, la comunicazione passa per e-mail e WhatsApp, i documenti firmati arrivano su carta e le fatture sono emesse in un programma di contabilità separato. Tutto funziona finché qualcuno non si ammala e qualcosa va storto. Come in molte piccole aziende, il sistema qui vive nella memoria di due persone.
Dove si perdeva il tempo
Quando il titolare ha annotato per due settimane dove va il tempo d'ufficio, sono emerse cinque voci abbastanza prevedibili:
- Telefonate del tipo «dove sei e quando arrivi», sia dai clienti sia dal dispatcher agli autisti. In tutto circa cinque ore a settimana.
- Ribattitura dei dati da un ordine a una fattura, con il controllo che prezzo e data coincidano. Circa quattro ore a settimana.
- Ricerca di documenti: dov'è la lettera di vettura firmata che un autista ha fotografato su WhatsApp tre settimane fa. Circa tre ore.
- Controllo delle scadenze di revisioni, assicurazioni, tachigrafi e patenti in un foglio che qualcuno aveva dimenticato di aggiornare. Circa due ore a settimana quando fatto bene, e zero quando dimenticato, il che si è rivelato costoso.
- Un riepilogo mensile per il titolare e la preparazione dei preventivi da zero. Circa tre ore a settimana insieme.
Cosa hanno cambiato
La Trans Nova non ha iniziato comprando un software. Ha iniziato nominando una persona responsabile del cambiamento e fissando un solo obiettivo: ogni ordine avrà un unico posto dove si trova tutto ciò che gli appartiene. Sono seguiti cinque passi, distribuiti su tre mesi.
- Hanno ripulito l'elenco dei clienti. Hanno unito i duplicati e aggiunto ID azienda, partite IVA ed e-mail di fatturazione. Ci sono voluti due giorni e hanno fatto risparmiare ore dopo.
- Hanno iniziato a creare gli ordini direttamente in un sistema e a emettere da essi le fatture, senza ribattere.
- Hanno dato agli autisti un'app mobile in cui vedono i propri ordini e caricano documenti e fotografie direttamente dal punto di consegna.
- Hanno impostato le scadenze di veicoli e autisti in modo che un avviso compaia in anticipo e non dopo che la scadenza è passata.
- Preparano i preventivi dai propri modelli e, una volta accettati, li trasformano in ordini con un clic.
Cosa è cambiato in ore
Dopo tre mesi il titolare ha ripetuto la stessa misurazione. Il risultato, ancora illustrativo, era questo:
- Telefonate su posizione e stato: da cinque ore a due, con un risparmio di tre ore.
- Ribattitura nelle fatture: da quattro a una, con un risparmio di tre ore.
- Ricerca di documenti: da tre a una, con un risparmio di due ore.
- Controllo delle scadenze: da due ore a mezz'ora, con un risparmio di un'ora e mezza.
- Riepiloghi e preventivi: da tre a una e mezza, con un risparmio di un'ora e mezza.
- Riepiloghi mensili dai report invece che dai fogli di calcolo: un'altra ora a settimana.
In tutto fanno dodici ore a settimana. Un giorno e mezzo di lavoro restituito all'azienda. Il dispatcher lo ha usato per cercare carichi di ritorno, l'addetta alla fatturazione per sollecitare le fatture non pagate e il titolare per trattative con i clienti che prima non avevano tempo.
Cosa non ha funzionato
L'onestà richiede anche l'altro lato. All'inizio la Trans Nova ha provato a trasferire in un sistema dieci anni di dati. È costato molto tempo e quasi nessuno ci è più tornato. Oggi consiglia di trasferire clienti, veicoli, autisti e ordini aperti e di lasciare i vecchi documenti in un archivio. Un secondo problema ha riguardato gli autisti: quelli che non si sono abituati continuavano a inviare le fotografie tramite WhatsApp. Ha aiutato una regola semplice: la fattura viene emessa solo dopo che un documento è stato caricato nel sistema.
Come calcolarlo per Lei
Non servono costose consulenze. Bastano carta e due settimane.
- Per due settimane tutti in ufficio annotano dove va il tempo, in categorie come telefonate, ribattitura, ricerca di documenti, scadenze e riepiloghi.
- Divida i totali per due per ottenere le ore settimanali.
- Le moltiplichi per il costo orario reale del lavoro, compresi i contributi sociali, non solo lo stipendio netto.
- Stimi quanto se ne può risparmiare. Faccia attenzione: la metà è una stima ragionevole.
Ottiene così una somma da confrontare con il prezzo di un sistema. Spesso risulta che il solo risparmio di tempo copre un abbonamento e, in più, arriva il vantaggio di fatturare meglio e di fare meno errori.
Cosa portare a casa
Il risparmio nell'amministrazione non è una cosa sola e grande. È fatto di decine di cose piccole che si ripetono ogni giorno: una telefonata, una ribattitura, una ricerca. Una lenta perdita di tempo si ferma solo inserendo i dati una volta e poi semplicemente usandoli. Questo è in sostanza tutto il segreto, e Exilogic è costruito proprio su questa idea.