A fine anno vale la pena fermarsi a guardare cosa è cambiato. Non per vantarci, ma perché la maggior parte dei vettori nota le modifiche di un software solo quando ne ha bisogno. Questa panoramica riassume le più importanti, raggruppate in base a ciò che fa: emette documenti, gestisce veicoli e autisti, vende e si assicura che tutto sia sicuro.
Documenti: dal preventivo alla nota di credito
La parte più grande del lavoro d'ufficio è fatta di pratiche, quindi ha ricevuto la maggior parte della nostra attenzione. Può generare un preventivo in PDF nella lingua del cliente, inviarlo per e-mail direttamente dal sistema e, una volta accettato, trasformarlo in ordine in un solo passaggio. Le fatture si emettono da un ordine senza ribattere. È comparsa una sezione separata per le note di credito, raggiungibile dal dettaglio di una fattura, che come le fatture si possono scaricare in PDF. I documenti si possono stampare su A4 con il Suo logo e il colore aziendale, con un codice QR per il pagamento e in una lingua corrispondente a quella del cliente.
In background si sta preparando anche la fatturazione elettronica. Il sistema può creare da una fattura un documento strutturato in formato UBL, un formato usato nella rete Peppol, e accettare un documento da un fornitore. Stiamo ancora ultimando il collegamento a un fornitore certificato, perché l'obbligo inizia ad applicarsi in Slovacchia dal 2027 e non vogliamo affrettare nulla.
Veicoli e autisti
La sezione del parco veicoli ha ricevuto una scheda del veicolo più chiara: dati tecnici, date di revisione e assicurazione, dati finanziari, storico della manutenzione e statistiche in un unico posto. Può allegare fotografie e documenti ai veicoli e ai record di manutenzione. L'autista ha un'app mobile propria, dove vede gli ordini assegnati, cambia il loro stato e carica fotografie direttamente dal punto di consegna. Il dispatcher vede subito la modifica.
Nei piani Business e Pro è comparsa l'integrazione GPS, che mostra su una mappa le posizioni attuali dei veicoli. Gli avvisi nella barra superiore La avvertono in anticipo delle scadenze imminenti di revisione e assicurazione e della validità dei documenti dei dipendenti, così le scadenze si dimenticano meno spesso.
Vendite e riepiloghi
Con i clienti può verificare una partita IVA direttamente nel sistema europeo VIES, cosa che apprezzerà soprattutto negli ordini internazionali. I report mostrano ricavi, costi, utile e clienti più redditizi e nei piani Business e Pro li esporta in PDF o Excel. Negli ordini monitora carburante, pedaggi, retribuzioni e altri costi, così vede l'utile dopo ogni trasporto, non solo a fine mese.
È comparso anche un calendario delle restrizioni di circolazione. In un ordine La avvisa che un percorso attraversa un paese in cui vale una festività o un divieto di circolazione per i veicoli merci, così può tenerne conto nella pianificazione delle date.
Sicurezza e affidabilità
Con i dati sensibili improvvisare non conviene, quindi abbiamo investito nelle fondamenta. Può proteggere l'accesso con l'autenticazione a due fattori. I permessi seguono i ruoli, così ciascuno vede solo ciò che gli serve. Una cronologia delle modifiche registra chi ha cambiato cosa e quando. Può esportare i dati aziendali e, su richiesta, rendere anonimi i dati dei dipendenti, il che aiuta a rispettare i requisiti del GDPR. Il sistema ha inoltre superato un audit di sicurezza interno e test di penetrazione, che hanno rivelato alcuni difetti minori. Li abbiamo corretti tutti.
Gli avvisi di manutenzione compaiono in anticipo perché i fermi programmati non La sorprendano e le impostazioni che proteggono i Suoi dati, come il timeout della sessione, si possono adattare alle Sue esigenze.
Lingue e sito web pubblico
L'applicazione, i documenti e il sito web pubblico sono disponibili in slovacco, inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, polacco, rumeno e ungherese. Per i vettori che guidano all'estero e hanno clienti stranieri non è una questione estetica: un preventivo o una fattura nella lingua del cliente riduce le domande e accelera il pagamento. Abbiamo arricchito il blog del nostro sito con articoli per vettori e dispatcher, basati sulle domande che riceviamo da Voi.
Cosa Le hanno portato queste modifiche
Se dovessimo riassumere una direzione in una frase, sarebbe questa: meno ribattitura e meno ricerche. Ogni dato dovrebbe essere inserito una volta e poi il sistema lo usa dove serve. Inserisce un ordine una volta e da esso nasce una fattura. Inserisce una scadenza del veicolo una volta e il sistema la sorveglia. L'autista fotografa un documento una volta e dispatcher, addetto alla fatturazione e cliente lo vedono quando serve.
Cinque cose che può fare questo mese
Non tutte le novità si attivano da sole. Per sfruttarle appieno, dedichi un pomeriggio:
- Passi in rassegna l'elenco dei clienti. Compili ID azienda, partite IVA ed e-mail di fatturazione, unisca i duplicati e verifichi i numeri di partita IVA.
- Compili le date di revisione e assicurazione di tutti i veicoli e la validità dei documenti degli autisti, così gli avvisi possono avvertirLa in anticipo.
- Inviti gli autisti all'app mobile e concordi una regola semplice: i documenti si caricano in un ordine quando si è ancora al punto di consegna.
- Riveda ruoli e permessi. Ciascuno dovrebbe vedere solo ciò che gli serve e titolari e direzione dovrebbero avere attivata l'autenticazione a due fattori.
- Configuri un modello di documento: logo, colore, dati bancari e lingua, così preventivi e fatture appaiono come desidera.
Nessuno di questi passaggi richiede molto tempo, ma insieme fanno la differenza tra un sistema che si ha e un sistema che si usa davvero.
A cosa stiamo lavorando
Ci stiamo preparando a completare il collegamento alla fatturazione elettronica nella rete Peppol, ulteriori collegamenti con programmi di contabilità e un ampliamento dei report. Anche i Vostri suggerimenti plasmano questi piani. Se nel sistema manca qualcosa o qualcosa La rallenta, ci scriva. Le modifiche fatte nell'ultimo anno sono nate per lo più proprio così: un dispatcher o un titolare ci ha detto dove si stava perdendo tempo.