Na konci roka sa oplatí zastaviť a pozrieť sa, čo sa zmenilo. Nie preto, aby sme sa chválili, ale preto, že väčšina dopravcov si zmeny v programe všimne až vtedy, keď ich potrebuje. Tento prehľad zhŕňa najdôležitejšie zmeny a je zoskupený podľa toho, čo robíte: vystavujete doklady, riadite vozidlá a vodičov, obchodujete a staráte sa o to, aby všetko bolo bezpečné.
Doklady: od ponuky po dobropis
Najväčšia časť práce v kancelárii je papierovanie, a preto sme mu venovali najviac pozornosti. Cenovú ponuku môžete vygenerovať ako PDF v jazyku zákazníka, poslať e-mailom priamo zo systému a po prijatí jedným krokom premeniť na zákazku. Faktúry sa vystavujú zo zákazky bez prepisovania. Pribudla samostatná agenda dobropisov, ku ktorej sa dostanete z detailu faktúry, a rovnako ako faktúry sa dajú stiahnuť v PDF. Doklady môžete vytlačiť na A4 s vlastným logom a farbou firmy, s QR kódom na platbu a v jazyku, ktorý zodpovedá zákazníkovi.
V pozadí sa pripravuje aj elektronická fakturácia. Systém vie z faktúry vytvoriť štruktúrovaný doklad vo formáte UBL, ktorý sa používa v sieti Peppol, a prijať doklad od dodávateľa. Napojenie na certifikovaného poskytovateľa ešte dokončujeme, pretože povinnosť sa na Slovensku začína uplatňovať od roku 2027 a nechceme nič unáhliť.
Vozidlá a vodiči
Vozový park dostal prehľadnejšiu kartu vozidla: technické údaje, dátumy kontrol a poistenia, finančné údaje, históriu servisu a štatistiky na jednom mieste. K vozidlám a servisným záznamom môžete pripojiť fotografie a doklady. Vodič má vlastnú mobilnú aplikáciu, v ktorej vidí pridelené zákazky, mení ich stav a nahráva fotografie priamo z vykládky. Dispečer vidí zmenu hneď.
V balíčkoch Business a Pro pribudlo napojenie GPS, vďaka ktorému sa na mape zobrazujú aktuálne polohy vozidiel. Upozornenia v hornej lište vás vopred varujú pred blížiacimi sa termínmi kontrol, poistenia a platnosti dokladov zamestnancov, takže sa termíny menej zabúdajú.
Obchod a prehľady
Pri zákazníkoch môžete overiť IČ DPH priamo v európskom systéme VIES, čo oceníte najmä pri medzinárodných zákazkách. Reporty ukazujú tržby, náklady, zisk a najziskovejších zákazníkov a v balíčkoch Business a Pro ich vyexportujete do PDF alebo Excelu. Pri zákazkách sledujete náklady na palivo, mýto, mzdu a ostatné výdavky, takže zisk vidíte po každej preprave, nie až na konci mesiaca.
Pribudol aj kalendár obmedzení jazdy. Pri zákazke vás upozorní, že trasa vedie cez krajinu, kde platí sviatok alebo zákaz jazdy nákladných vozidiel, a môžete s tým počítať pri plánovaní termínov.
Bezpečnosť a spoľahlivosť
Pri citlivých údajoch sa neoplatí improvizovať, preto sme investovali do základov. Prihlásenie môžete zabezpečiť dvojfaktorovým overením. Oprávnenia sa riadia rolami, takže každý uvidí len to, čo potrebuje. História zmien zaznamenáva, kto, kedy a čo upravil. Firemné údaje si môžete exportovať a údaje zamestnancov na požiadanie anonymizovať, čo oceníte pri plnení požiadaviek GDPR. Systém prešiel aj interným bezpečnostným auditom a penetračnými testami, ktoré odhalili niekoľko menších chýb. Všetky sme opravili.
Oznámenia o údržbe sa zobrazujú vopred, aby vás plánované odstávky neprekvapili, a nastavenia, ktoré chránia vaše údaje, ako je časový limit relácie, si prispôsobíte podľa potreby.
Jazyky a verejný web
Aplikácia, doklady aj verejný web sú dostupné v slovenčine, angličtine, nemčine a francúzštine. Pre dopravcov, ktorí jazdia do zahraničia a majú zahraničných zákazníkov, to nie je kozmetika: ponuka alebo faktúra v jazyku zákazníka znižuje počet otázok a urýchľuje platbu. Blog na našom webe sme obohatili o články pre dopravcov a dispečerov, ktoré vychádzajú z otázok, ktoré od vás dostávame.
Čo vám zmeny priniesli
Ak by sme mali zhrnúť smer jednou vetou, bola by to táto: menej prepisovania a menej hľadania. Každý údaj by sa mal zadať raz a potom ho systém použije všade, kde treba. Zákazku zadáte raz a z nej vznikne faktúra. Termín vozidla zadáte raz a systém ho stráži. Fotografiu odfotí vodič raz a dispečer, fakturant aj zákazník ju vidia, keď ju potrebujú.
Päť vecí, ktoré môžete urobiť ešte tento mesiac
Nie všetky novinky sa zapnú samy. Ak ich chcete využiť naplno, venujte im jedno popoludnie:
- Prejdite zoznam zákazníkov. Doplňte IČO, IČ DPH a fakturačné e-maily, zlúčte duplicity a overte čísla DPH.
- Doplňte dátumy kontrol a poistenia pri všetkých vozidlách a platnosť dokladov pri vodičoch, aby vás upozornenia mohli varovať vopred.
- Pozvite vodičov do mobilnej aplikácie a dohodnite jednoduché pravidlo: doklady sa nahrávajú k zákazke ešte z vykládky.
- Prejdite roly a oprávnenia. Každý má vidieť len to, čo potrebuje, a majitelia a vedenie by mali mať zapnuté dvojfaktorové overenie.
- Nastavte šablónu dokladov: logo, farbu, bankové údaje a jazyk, aby ponuky a faktúry vyzerali tak, ako chcete.
Žiadny z týchto krokov netrvá dlho, ale spolu urobia rozdiel medzi systémom, ktorý máte, a systémom, ktorý skutočne používate.
Na čom pracujeme
Pripravujeme dokončenie napojenia na e-faktúru v sieti Peppol, ďalšie prepojenia s účtovnými programami a rozšírenie reportov. Plány určujú aj vaše podnety. Ak vám v systéme niečo chýba, alebo vás niečo zdržiava, napíšte nám. Zmeny, ktoré sme urobili v uplynulom roku, vznikli väčšinou presne takto: dispečer alebo majiteľ nám povedal, kde sa mu stráca čas.