A final de año merece la pena detenerse a mirar qué ha cambiado. No para presumir, sino porque la mayoría de los transportistas solo se fija en los cambios de un software cuando los necesita. Este resumen recoge los más importantes, agrupados según lo que usted hace: emite documentos, gestiona vehículos y conductores, vende y se asegura de que todo sea seguro.
Documentos: del presupuesto a la nota de crédito
La mayor parte del trabajo de oficina es papeleo, así que ha recibido la mayor parte de nuestra atención. Puede generar un presupuesto en PDF en el idioma de su cliente, enviarlo por correo electrónico directamente desde el sistema y, una vez aceptado, convertirlo en pedido en un solo paso. Las facturas se emiten a partir de un pedido sin reescribir. Ha aparecido una sección independiente de notas de crédito, accesible desde el detalle de una factura, que como las facturas se pueden descargar en PDF. Puede imprimir documentos en A4 con su propio logotipo y color corporativo, con un código QR para el pago y en un idioma que coincida con el de su cliente.
La facturación electrónica también se está preparando en segundo plano. El sistema puede crear a partir de una factura un documento estructurado en formato UBL, un formato usado en la red Peppol, y aceptar un documento de un proveedor. Aún estamos terminando la conexión con un proveedor certificado, porque la obligación empieza a aplicarse en Eslovaquia a partir de 2027 y no queremos precipitar nada.
Vehículos y conductores
La sección de flota ha recibido una ficha de vehículo más clara: datos técnicos, fechas de inspección y seguro, datos financieros, historial de servicio y estadísticas en un solo lugar. Puede adjuntar fotografías y documentos a los vehículos y a los registros de servicio. El conductor tiene una aplicación móvil propia, donde ve los pedidos asignados, cambia su estado y sube fotografías directamente desde el punto de entrega. El gestor de tráfico ve el cambio al instante.
En los planes Business y Pro ha aparecido la integración GPS, que muestra en un mapa las posiciones actuales de los vehículos. Los avisos de la barra superior le advierten con antelación de los plazos próximos de inspección y seguro y de la vigencia de los documentos de los empleados, de modo que los plazos se olvidan con menos frecuencia.
Ventas y resúmenes
Con los clientes puede verificar un NIF-IVA directamente en el sistema europeo VIES, algo que agradecerá sobre todo en los pedidos internacionales. Los informes muestran ingresos, costes, beneficio y los clientes más rentables, y en los planes Business y Pro los exporta a PDF o Excel. En los pedidos controla combustible, peajes, salarios y otros costes, así que ve el beneficio tras cada transporte, no solo a final de mes.
También ha aparecido un calendario de restricciones de circulación. En un pedido le avisa de que una ruta pasa por un país en el que rige un festivo o una prohibición de circulación para vehículos de mercancías, de modo que pueda tenerlo en cuenta al planificar las fechas.
Seguridad y fiabilidad
Con datos sensibles no compensa improvisar, así que hemos invertido en los cimientos. Puede proteger el inicio de sesión con autenticación en dos pasos. Los permisos siguen los roles, de modo que cada uno ve solo lo que necesita. Un historial de cambios registra quién cambió qué y cuándo. Puede exportar los datos de la empresa y, bajo petición, anonimizar los datos de los empleados, lo que ayuda a cumplir los requisitos del RGPD. El sistema también ha pasado una auditoría de seguridad interna y pruebas de penetración, que revelaron algunos defectos menores. Los hemos corregido todos.
Los avisos de mantenimiento aparecen con antelación para que las paradas programadas no le sorprendan, y los ajustes que protegen sus datos, como el tiempo de espera de la sesión, se pueden adaptar a sus necesidades.
Idiomas y sitio web público
La aplicación, los documentos y el sitio web público están disponibles en eslovaco, inglés, alemán, francés, italiano, español, polaco, rumano y húngaro. Para los transportistas que conducen al extranjero y tienen clientes extranjeros no es algo cosmético: un presupuesto o una factura en el idioma de su cliente reduce las preguntas y acelera el pago. Hemos enriquecido el blog de nuestro sitio web con artículos para transportistas y gestores de tráfico, basados en las preguntas que recibimos de ustedes.
Qué le han aportado estos cambios
Si tuviéramos que resumir una dirección en una frase, sería esta: menos reescribir y menos buscar. Cada dato debería introducirse una vez y después el sistema lo usa donde haga falta. Introduce un pedido una vez y de él nace una factura. Introduce un plazo de un vehículo una vez y el sistema lo vigila. El conductor fotografía un documento una vez, y el gestor de tráfico, la persona de facturación y el cliente lo ven cuando lo necesitan.
Cinco cosas que puede hacer este mes
No todas las novedades se activan solas. Para sacarles todo el partido, dedique una tarde:
- Repase su lista de clientes. Rellene ID de empresa, NIF-IVA y correos de facturación, fusione duplicados y verifique los números de IVA.
- Rellene las fechas de inspección y seguro de todos los vehículos y la vigencia de los documentos de los conductores, para que los avisos puedan advertirle con antelación.
- Invite a los conductores a la aplicación móvil y acuerde una regla sencilla: los documentos se suben a un pedido cuando aún se está en el punto de entrega.
- Revise roles y permisos. Cada uno debería ver solo lo que necesita, y los propietarios y la dirección deberían tener activada la autenticación en dos pasos.
- Configure una plantilla de documento: logotipo, color, datos bancarios e idioma, para que presupuestos y facturas se vean como usted quiere.
Ninguno de estos pasos lleva mucho tiempo, pero juntos marcan la diferencia entre un sistema que se tiene y un sistema que realmente se usa.
En qué estamos trabajando
Nos estamos preparando para terminar la conexión con la facturación electrónica en la red Peppol, más conexiones con programas de contabilidad y una ampliación de los informes. Sus sugerencias también dan forma a estos planes. Si le falta algo en el sistema o algo le frena, escríbanos. Los cambios que hicimos durante el último año surgieron en su mayoría exactamente así: un gestor de tráfico o un propietario nos dijo dónde se estaba perdiendo tiempo.