Az év végén érdemes megállni, és megnézni, mi változott. Nem azért, hogy dicsekedjünk, hanem mert a legtöbb fuvarozó csak akkor veszi észre egy szoftver változásait, amikor szüksége van rájuk. Ez az áttekintés összefoglalja a legfontosabbakat, csoportosítva aszerint, mit csinál: bizonylatokat állít ki, járműveket és sofőröket kezel, értékesít, és gondoskodik arról, hogy minden biztonságban legyen.
Dokumentumok: az árajánlattól a jóváíró számláig
Az irodai munka legnagyobb részét az ügyintézés teszi ki, ezért ez kapta a legtöbb figyelmünket. Az árajánlatot PDF-ben, az ügyfele nyelvén állíthatja elő, e-mailben közvetlenül a rendszerből elküldheti, és elfogadás után egyetlen lépésben megrendeléssé alakíthatja. A számlákat megrendelésből állítja ki, újragépelés nélkül. Megjelent egy különálló jóváíró számla szekció, amely a számla részleteiből érhető el, és a számlákhoz hasonlóan letölthető PDF-ben. A bizonylatokat A4-es méretben, saját logóval és céges színnel, fizetési QR-kóddal és az ügyfelének megfelelő nyelven nyomtathatja ki.
A háttérben az elektronikus számlázás is készül. A rendszer képes a számlából UBL formátumú strukturált dokumentumot létrehozni, amelyet a Peppol hálózatban használnak, és képes beszállítói dokumentumot fogadni. A tanúsított szolgáltatóhoz való csatlakozást még befejezzük, mert a kötelezettség Szlovákiában 2027-től kezd érvényesülni, és nem akarunk semmit elsietni.
Járművek és sofőrök
A járműpark szekció áttekinthetőbb jármű-adatlapot kapott: műszaki adatok, vizsga- és biztosítási dátumok, pénzügyi adatok, szerviz-előzmények és statisztikák egy helyen. Fényképeket és dokumentumokat csatolhat a járművekhez és a szerviz-bejegyzésekhez. A sofőrnek saját mobilalkalmazása van, amelyben látja a hozzárendelt megrendeléseket, módosítja az állapotukat, és közvetlenül a kézbesítési helyről tölt fel fényképeket. A diszpécser azonnal látja a változást.
A Business és a Pro csomagban megjelent a GPS-integráció, amely térképen mutatja a járművek aktuális pozícióját. A felső sáv figyelmeztetései előre jeleznek a közelgő vizsga- és biztosítási határidőkről és a munkavállalók dokumentumainak érvényességéről, így a határidők ritkábban merülnek feledésbe.
Értékesítés és áttekintések
Az ügyfeleknél a közösségi adószámot közvetlenül az európai VIES rendszerben ellenőrizheti, amit különösen a nemzetközi megrendeléseknél fog értékelni. A jelentések megmutatják a bevételt, a költségeket, a nyereséget és a legjövedelmezőbb ügyfeleket, a Business és a Pro csomagban pedig PDF-be vagy Excelbe exportálhatja őket. A megrendeléseknél követi az üzemanyag-, útdíj-, bér- és egyéb költségeket, így minden fuvar után látja a nyereséget, nem csak a hónap végén.
Megjelent a közlekedési korlátozások naptára is. Egy megrendelésnél figyelmeztet, hogy az útvonal olyan országon halad át, ahol ünnepnap vagy teherjárművekre vonatkozó közlekedési tilalom érvényes, így a határidők tervezésekor figyelembe veheti.
Biztonság és megbízhatóság
Érzékeny adatoknál nem érdemes rögtönözni, ezért az alapokba fektettünk. A bejelentkezést kétlépcsős azonosítással védheti. A jogosultságok a szerepköröket követik, így mindenki csak azt látja, amire szüksége van. A módosítási előzmények rögzítik, ki mit és mikor változtatott. Exportálhatja a cég adatait, kérésre pedig anonimizálhatja a munkavállalók adatait, ami segít a GDPR követelményeinek teljesítésében. A rendszer belső biztonsági auditon és behatolási teszteken is átesett, amelyek néhány kisebb hibát tártak fel. Mindegyiket kijavítottuk.
A karbantartási értesítések előre megjelennek, hogy a tervezett leállások ne érjék váratlanul, és az adatait védő beállítások, például a munkamenet időkorlátja, az igényeihez igazíthatók.
Nyelvek és nyilvános weboldal
Az alkalmazás, a bizonylatok és a nyilvános weboldal szlovák, angol, német, francia, olasz, spanyol, lengyel, román és magyar nyelven érhető el. Azoknak a fuvarozóknak, akik külföldre közlekednek, és külföldi ügyfeleik vannak, ez nem kozmetika: az ügyfél nyelvén írt árajánlat vagy számla csökkenti a kérdéseket, és gyorsítja a fizetést. A weboldalunk blogját gazdagítottuk fuvarozóknak és diszpécsereknek szóló cikkekkel, az Önöktől kapott kérdések alapján.
Mit hoztak Önnek ezek a változások
Ha egyetlen mondatban kellene összefoglalnunk az irányt, ez lenne: kevesebb újragépelés és kevesebb keresgélés. Minden adatot egyszer kell bevinni, aztán a rendszer felhasználja, ahol szükséges. A megrendelést egyszer viszi be, és belőle számla keletkezik. A jármű határidejét egyszer viszi be, és a rendszer figyeli. A sofőr egyszer fényképez le egy dokumentumot, a diszpécser, a számlázó és az ügyfél pedig akkor látja, amikor szüksége van rá.
Öt dolog, amit ebben a hónapban megtehet
Nem minden újdonság kapcsol be magától. Hogy teljes mértékben kihasználhassa őket, szánjon rá egy délutánt:
- Nézze át az ügyféllistát. Töltse ki a cégazonosítókat, a közösségi adószámokat és a számlázási e-mail-címeket, egyesítse a duplikátumokat, és ellenőrizze az ÁFA-számokat.
- Töltse ki az összes jármű vizsga- és biztosítási dátumát és a sofőrök dokumentumainak érvényességét, hogy a figyelmeztetések előre jelezhessenek.
- Hívja meg a sofőröket a mobilalkalmazásba, és állapodjon meg egy egyszerű szabályban: a dokumentumokat a megrendeléshez még a kézbesítési helyen töltik fel.
- Vizsgálja át a szerepköröket és a jogosultságokat. Mindenki csak azt lássa, amire szüksége van, a tulajdonosoknál és a vezetésnél pedig legyen bekapcsolva a kétlépcsős azonosítás.
- Állítson be dokumentumsablont: logó, szín, banki adatok és nyelv, hogy az árajánlatok és a számlák úgy nézzenek ki, ahogyan szeretné.
Ezek közül egyik lépés sem tart sokáig, de együtt különbséget jelentenek aközött, hogy van egy rendszere, és aközött, hogy ténylegesen használja is.
Min dolgozunk
Azon dolgozunk, hogy befejezzük a csatlakozást az elektronikus számlázáshoz a Peppol hálózatban, további kapcsolatokat könyvelőprogramokkal, és kibővítsük a jelentéseket. Az Ön javaslatai ezeket a terveket is alakítják. Ha valami hiányzik a rendszerből, vagy valami lassítja, írjon nekünk. Az elmúlt évben végrehajtott változtatásaink nagyrészt pontosan így születtek: egy diszpécser vagy egy tulajdonos megmondta, hol vész el az idő.