Az e-mailben küldött PDF-számlát ma általában elektronikusnak nevezik. Egy állam számára ez nem elég. Az ÁFA-törvény elfogadott módosítása alapján Szlovákia 2027. január 1-jétől bevezeti a vállalkozások közötti és a közigazgatás felé irányuló kötelező elektronikus számlázást, szigorúan meghatározott formátummal és meghatározott kézbesítési móddal. A fuvarozókat ez úgy érinti, mint bármely más ágazatot, talán egy kicsit jobban, mert nagyon sok bizonylatot állítanak ki és fogadnak.
Mi változik valójában
Az új szabályok szerinti elektronikus számla strukturált, géppel olvasható formátumú dokumentum, nem kép és nem PDF. Az EN 16931 európai szabványra és a Peppol hálózatban használt formátumra épül. A számlát nem e-mailben küldik. Hanem egy tanúsított hozzáférési pont szolgáltatón keresztül jut el, aki átadja az ügyfele szolgáltatójának. A kiválasztott adatok a Pénzügyi Igazgatósághoz is eljutnak.
A kötelezettség a vállalkozások közötti belföldi szállításokra és a közszféra szerveinek történő szállításokra terjed ki. A magánfogyasztók kívül maradnak, az ő számláik a korábbiak szerint kerülnek elküldésre. A megírás idején elérhető információk szerint az üzleti partnerek bizonyos esetekben megállapodhatnak más cseremódszerben a 2030 közepéig tartó átmeneti időszak alatt, és 2030. július 1-jétől a rendszer várhatóan kiterjed a határokon átnyúló szállításokra is. A pontos szöveg és a végrehajtási szabályok még finomodhatnak, ezért kövesse a Pénzügyi Igazgatóság weboldalát.
Miért érinti kiemelten a fuvarozást
A fuvarozó cég mindkét oldalról bekerül ebbe a hálózatba. Fuvarozásról állít ki számlákat az ügyfeleinek, de számlát kap gázolajról, szervizről, abroncsokról, útdíjról, biztosításról, lízingről és az alvállalkozó fuvarozók munkájáról is. Ha egy beszállító elektronikus számlát küld Önnek a Peppolon keresztül, és a rendszere nem tudja fogadni, az feldolgozatlanul marad egy olyan helyen, amelyet senki sem ellenőriz.
A második sajátosság: az ügyfelei és beszállítói jelentős része külföldön van. A határokon átnyúló számlázás később csatlakozik a rendszerhez, ezért több évig egyszerre két világban fog élni. A belföldi bizonylatok a Peppolon fognak utazni, a külföldiek továbbra is e-mailben vagy az ügyfél portálján. A rendszerének mindkettőt káosz nélkül kell kezelnie.
Mit ellenőrizzen a saját cégében
A megoldás kiválasztása előtt legyen tisztában azzal, hol keletkeznek a bizonylatok, és hová mennek. Egy kis cégnél ez általában egy számlázóprogram és egy könyvelő. Egy közepes méretű cégnél gyakran három hely: a diszpécser-szolgálat, amely az alapadatokat előkészíti, a számlázás és egy külső könyvelőiroda. A köztük lévő átadások pontosan azok a helyek, ahol valami elvész, amikor megváltozik egy formátum.
- Ellenőrizze az ügyfelek adatait: cégazonosító, adószám, közösségi adószám, számlázási cím és kapcsolattartó a bizonylatokhoz. A hibás adatok azonnal kiütköznek egy strukturált számlán.
- Derítse ki, hogy a számlázó- vagy könyvelőprogramja tud-e Peppol BIS számlákat létrehozni és fogadni, vagy azt egy szolgáltató végzi.
- Válasszon hozzáférési pont szolgáltatót a Pénzügyi Igazgatóság által közzétett listáról. A szolgáltatók árban, támogatásban és a programjához való csatlakozás módjában különböznek.
- Jelöljön ki egy személyt, aki figyeli a beérkezett bizonylatokat, és kezeli a hibákat, például a hiányzó mező miatt elutasított számlát.
- Gondoljon az archiválásra. Az eredeti elektronikus bizonylatot ugyanabban a formában kell megőrizni, ahogyan létrejött és kézbesítésre került.
Jóváíró számlák, helyesbítések és előlegek
A jóváíró számlák és a helyesbítő bizonylatok szintén elektronikusan fognak közlekedni. A fuvarozásban gyakran előfordulnak: vita a felrakodáskori várakozásról, árváltozás egy útdíjas szakasz után, az áru megsérülése. Ha megszokta, hogy a számlát úgy javítja, hogy e-mailben új PDF-et küld, ezt a szokást el kell hagyni. A helyesbítés önálló bizonylattá válik, amely az eredeti számlára hivatkozik.
Reális ütemterv
2026 vége előtt többet el lehet érni, mint amilyennek látszik, feltéve, hogy most elkezdi. Egy ésszerű megközelítés így néz ki:
- Most és a következő hetekben: térképezze fel a bizonylatok útját, válasszon megoldást és szolgáltatót.
- A következő hónapokban: tisztítsa meg az ügyfelek és beszállítók adatait, állítsa be a kapcsolatot, küldjön próbaszámlákat egy segítőkész partnernek.
- A határidő előtt: képezze ki a számlázó és bizonylatokat jóváhagyó munkatársakat, és készítsen eljárást a hibák kezelésére.
- Az indulás után: az első hetekben ellenőrizzen minden elutasított bizonylatot, és keresse az ismétlődő okot.
A legrosszabb stratégia az utolsó hétig várni. Addigra a szolgáltatók el lesznek árasztva, Önnek pedig nem lesz ideje tesztelni.
Gyakori tévhitek
Az első tévhit: „Kicsik vagyunk, ez minket nem érint.” Ez a kötelezettség nem a cég méretétől függ. Attól függ, hogy vállalkozóként állít-e ki bizonylatot más belföldi vállalkozóknak, a törvényben meghatározott kivételekkel. A második: „A könyvelőnk majd elintézi.” A könyvelő feldolgozza a bizonylatokat, de az, hogyan érkeznek Önhöz a beszállítói számlák, és hogyan küldi el Ön a sajátjait az ügyfeleknek, az Ön döntése, mert működési folyamat.
A harmadik: „Egyszerűen átalakítjuk a PDF-et XML-lé.” A strukturált számla olyan adatokat tartalmaz, amelyek a PDF-ből gyakran hiányoznak, vagy más alakban szerepelnek, például a mértékegység kódja, az ÁFA-kategória és a feladó és a címzett azonosítói. A jó hír: a rendezett törzsadatok itt is segítenek. Az a cég, amely már most rögzíti minden ügyfélnél a pontos cégazonosítót, a közösségi adószámot és a számlázási e-mail-címet, a munka felén már túl van.
Számoljon a költségekkel is: a szolgáltató díjaival, a szoftver módosításaival és a munkatársai idejével. Kérdezzen meg több szolgáltatót, és ne csak az árat hasonlítsa össze, hanem azt is, milyen gyorsan válaszolnak, ha valami elromlik.
Hogyan segít az Exilogic
Az Exilogic a kiállított számlából vagy jóváíró számlából strukturált UBL-bizonylatot tud előkészíteni, és beszállítói bizonylatot is tud fogadni. A tanúsított szolgáltatóhoz való csatlakozásunk előkészületben van, ezért az éles indulás előtt mindig egyeztesse az aktuális állapotot az Ön által választott szolgáltatóval. Az ügyfelek adatait, a közösségi adószám ellenőrzését is beleértve, egy helyen kezeli, így a hibákat azelőtt találja meg, hogy a címzett rendszere észrevenné.