Először egy őszinte megjegyzés. A Trans Nova, amelyről itt írunk, modellcég. Nem konkrét ügyfél, és a cikkben szereplő számok nem mért valóságot, hanem szemléltetést jelentenek. Azokból a helyzetekből építjük fel, amelyeket a fuvarozók a leggyakrabban leírnak nekünk. Egy dolog érdekel minket: honnan jönnek egy kis fuvarozó cégnél a megtakarítható órák, és hogyan számolhatja ki ezt az Ön körülményei között.
A kiindulási helyzet
A Trans Novának tizennégy járműve és tizenhat sofőrje van. Az irodában három ember dolgozik: egy tulajdonos, aki az értékesítéssel és a pénzügyekkel foglalkozik, egy diszpécser és egy részmunkaidős számlázó. A megrendeléseket egy Excel-táblázatban rögzítik, a kommunikáció e-mailen és WhatsAppon zajlik, az aláírt dokumentumok papíron érkeznek, a számlákat pedig egy különálló könyvelőprogramban állítják ki. Minden működik, amíg valaki meg nem betegszik, és valami el nem romlik. Mint sok kis cégnél, itt is a rendszer két ember fejében él.
Hol veszett el az idő
Amikor a tulajdonos két héten át feljegyezte, mire megy el az irodai idő, öt meglehetősen kiszámítható tétel jött ki:
- „Hol vagy, és mikor érsz oda” típusú telefonhívások, az ügyfelektől és a diszpécsertől a sofőrökhöz is. Összesen körülbelül heti öt óra.
- Az adatok újragépelése a megrendelésből a számlába, és annak ellenőrzése, hogy az ár és a dátum egyezik-e. Körülbelül heti négy óra.
- Dokumentumok keresése: hol van az aláírt fuvarlevél, amelyet egy sofőr három hete lefényképezett a WhatsAppon. Körülbelül három óra.
- A műszaki vizsgák, biztosítások, tachográfok és jogosítványok határidejének követése egy táblázatban, amelyet valaki elfelejtett frissíteni. Körülbelül heti két óra, ha rendesen megcsinálják, és nulla, ha elfelejtik, ami drágának bizonyult.
- Havi áttekintés a tulajdonosnak és az árajánlatok nulláról való elkészítése. Együtt körülbelül heti három óra.
Mit változtattak
A Trans Nova nem szoftvervásárlással kezdte. Azzal kezdte, hogy kinevezett egy felelőst a változásra, és kitűzött egyetlen célt: minden megrendelésnek lesz egy helye, ahol minden megtalálható, ami hozzá tartozik. Öt lépés következett, három hónapra elosztva.
- Rendbe tették az ügyféllistát. Egyesítették a duplikátumokat, és hozzáadták a cégazonosítókat, a közösségi adószámokat és a számlázási e-mail-címeket. Két napig tartott, és később órákat spórolt.
- Elkezdték a megrendeléseket közvetlenül egy rendszerben létrehozni, és belőlük kiállítani a számlákat, újragépelés nélkül.
- Mobilalkalmazást adtak a sofőröknek, amelyben látják a megrendeléseiket, és közvetlenül a kézbesítési helyről töltenek fel dokumentumokat és fényképeket.
- Beállították a járművek és a sofőrök határidőit, hogy a figyelmeztetés előre jelenjen meg, ne a határidő lejárta után.
- Az árajánlatokat saját sablonokból készítik, és elfogadás után egy kattintással megrendeléssé alakítják.
Mi változott órákban
Három hónap után a tulajdonos megismételte ugyanazt a mérést. Az eredmény, ismét szemléltető jelleggel, így nézett ki:
- A pozícióra és állapotra vonatkozó hívások: öt óráról kettőre, három óra megtakarítással.
- Az újragépelés a számlákba: négyről egyre, három óra megtakarítással.
- Dokumentumok keresése: háromról egyre, két óra megtakarítással.
- A határidők követése: két óráról fél órára, másfél óra megtakarítással.
- Áttekintések és árajánlatok: háromról másfélre, másfél óra megtakarítással.
- Havi áttekintések a jelentésekből a táblázatok helyett: még egy óra hetente.
Összesen ez heti tizenkét óra. Másfél munkanap, amelyet visszakapott a cég. A diszpécser visszfuvarok keresésére használta, a számlázó a kifizetetlen számlák követésére, a tulajdonos pedig olyan ügyfeli tárgyalásokra, amelyekre korábban nem jutott idő.
Érdemes megjegyezni, hogy ezek közül a változtatások közül egyik sem igényelt új munkatársat vagy az iroda átépítését. A szokások változtak meg: az adatokat egyszer, egy helyen adják meg, a többiek pedig kérdezgetés nélkül használják őket. A hatás néhány hét után látszik a legjobban, amikor a csapat már nem üzenetekben és táblázatokban keresi az információt. A diszpécser azonnal válaszol az ügyfélnek, a tulajdonosnak pedig nem kell a megrendelések állapotáról kérdezősködnie, mert látja az áttekintőben. Ezek a változtatások kicsik, de összeadódnak, a megspórolt időt pedig olyan feladatokra lehet fordítani, amelyek ténylegesen bevételt hoznak.
Ami nem működött
Az őszinteség megköveteli a másik oldalt is. Eleinte a Trans Nova megpróbálta tíz évnyi adatot átvinni egy rendszerbe. Sok időbe került, és szinte senki sem tért vissza hozzájuk. Ma azt javasolja, hogy az ügyfeleket, járműveket, sofőröket és nyitott megrendeléseket vigyék át, a régi dokumentumokat pedig hagyják egy archívumban. A második probléma a sofőröket érintette: akik nem szoktak hozzá, továbbra is WhatsAppon küldték a fényképeket. Egy egyszerű szabály segített: a számla csak azután kerül kiállításra, hogy a dokumentum fel lett töltve a rendszerbe.
Hogyan számolja ki saját magának
Nincs szüksége drága tanácsadásra. Elég egy papír és két hét.
- Két héten át az irodában mindenki feljegyzi, mire megy el az idő, olyan kategóriákban, mint a telefonhívások, az újragépelés, a dokumentumok keresése, a határidők és az áttekintések.
- Ossza el az összegeket kettővel, hogy megkapja a heti órákat.
- Szorozza meg őket a munka valós óránkénti költségével, a társadalombiztosítási járulékokat is beleértve, nem csak a nettó bérrel.
- Becsülje meg, mennyi takarítható meg belőlük. Vigyázat: a fele ésszerű feltevés.
Így kap egy összeget, amelyet összevethet a rendszer árával. Gyakran kiderül, hogy már az időmegtakarítás is fedezi az előfizetést, és ráadásul jön a jobb számlázás és a kevesebb hiba haszna.
Mit érdemes magával vinni
Az adminisztrációs megtakarítás nem egyetlen nagy dolog. Tucatnyi apró dologból áll, amelyek mindennap ismétlődnek: egy telefonhívás, egy újragépelés, egy keresés. Az idő lassú szivárgása csak úgy állítható meg, ha az adatokat egyszer adja meg, és aztán egyszerűen felhasználja. Lényegében ez az egész titok, az Exilogic pedig pontosan erre az ötletre épül.