Orice dispecer cunoaște propoziția „Unde ești?”, rostită de zece ori pe zi. Șoferul trebuie să oprească, să ia telefonul și să explice, clientul așteaptă un răspuns, iar dispecerul notează un număr pe o hârtie. Toți pierd timp, și totuși răspunsul există: se află într-o unitate GPS pe care vehiculul dumneavoastră o are oricum montată. De aceea am adăugat în sinteza comenzilor din Exilogic o hartă cu pozițiile actuale ale vehiculelor aflate pe drum.
Ce veți vedea pe hartă
Fiecare vehicul alocat în prezent unei comenzi apare ca un punct pe hartă, împreună cu eticheta comenzii și numele șoferului. Un clic deschide detaliile comenzii: de unde și până unde se circulă, când sunt programate încărcarea și livrarea și ce stare are. Diferența dintre plan și realitate se vede dintr-o privire, nu este îngropată într-un tabel pe care trebuie să îl citiți.
Poziția poate proveni din două surse. Dintr-o unitate GPS din vehicul, furnizată de un sistem de telematică, sau dintr-o aplicație pentru șoferi pe telefonul mobil. Integrarea cu furnizorii Traccar și Wialon este disponibilă în pachetele Business și Pro. Aplicația pentru șoferi este potrivită când vehiculele nu au unitate GPS sau când doriți să urmăriți transportatori subcontractați care sunt de acord.
Ce se schimbă la dispecerat
Un prim efect este un telefon mai liniștit. Când un client sună să întrebe unde este marfa, dispecerul răspunde în câteva secunde, fără să întrerupă șoferul. Un al doilea efect este avertizarea timpurie: dacă un vehicul stă într-o coadă la frontieră și livrarea întârzie, dispecerul știe înaintea clientului și poate suna primul. Un client care află de întârziere de la dumneavoastră este mai mulțumit decât unul care află de la altcineva.
Un al treilea efect este o planificare mai bună. Când sosește o comandă urgentă, vă uitați ce vehicul este în apropiere și când se eliberează. Un transfer gol mai scurt înseamnă mai puțini kilometri fără venituri. Un al patrulea efect este dovada: înregistrarea momentului în care un vehicul a ajuns la punctul de livrare ajută în disputele privind timpul de așteptare, care se facturează ulterior.
Calitatea datelor decide totul
O hartă este atât de bună cât sunt datele de dedesubt. Câteva observații practice din experiență:
- O unitate GPS ar trebui să raporteze poziția cel puțin o dată pe minut în timpul condusului. Cu intervale mai lungi vehiculul sare pe hartă, iar estimarea sosirii este imprecisă.
- Unitatea trebuie montată astfel încât șoferul să nu o poată pur și simplu deconecta. Dacă poziția contează pentru activitatea dumneavoastră, spuneți-o deschis.
- Tunelurile și zonele de frontieră cauzează goluri. Un sistem bun le arată ca pe un gol și nu trasează o linie dreaptă pe hartă.
- Aplicațiile mobile consumă bateria. Un șofer care ține una pornită toată ziua are nevoie de un încărcător în cabină.
Confidențialitatea nu este o formalitate
Urmărirea unui vehicul înseamnă și urmărirea persoanei care îl conduce, iar legea ia acest lucru în serios. Potrivit Codului muncii din Slovacia, angajatorul nu poate, fără motive grave care decurg din natura specifică a activității sale, să încalce viața privată a angajatului prin monitorizare. Când introduce un mecanism de control, trebuie să discute mai întâi sfera, modul și durata acestuia cu reprezentanții angajaților și să informeze angajații despre el. În transport, motivul este de obicei dat de natura muncii: protecția mărfii, planificarea și siguranța. Chiar și așa, trebuie să îl puteți explica.
În același timp se aplică Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Locația unei persoane este o dată cu caracter personal. Aveți nevoie de un temei juridic, cel mai des un interes legitim pe care îl documentați, și trebuie să le spuneți angajaților ce date se colectează, în ce scop și cât timp se păstrează. Pentru o monitorizare sistematică este rezonabil să luați în considerare și o evaluare a impactului asupra protecției datelor. Sugerăm aceste reguli:
- Urmăriți poziția doar în timpul programului de lucru sau când se circulă pentru o comandă, nu în afara serviciului.
- Stabiliți cine poate vedea pozițiile și limitați accesul la dispeceri și la conducere.
- Stabiliți o perioadă de păstrare a istoricului traseelor și ștergeți datele după expirarea ei.
- Dacă un vehicul poate fi folosit și în scop privat, convenți dezactivarea urmăririi în afara serviciului.
- Dați regulile în scris fiecărui șofer și cereți o confirmare de luare la cunoștință, semnată.
Cum o introduceți fără rezistență
Cea mai frecventă îngrijorare a șoferilor sună așa: „Vor să mă controleze.” Dacă conducerea urmărește vehiculele fără explicații, îngrijorarea este justificată. Dacă le spuneți oamenilor că harta există pentru ca să nu mai fie nevoie de telefoane, pentru a putea avertiza un client la timp și pentru a ajuta rapid după o defecțiune, majoritatea acceptă. Ajută și o poveste reală: un șofer al cărui camion s-a defectat pe un drum pustiu și al cărui dispecer a știut exact unde să caute va apăra urmărirea în fața colegilor.
Fiți sinceri cu privire la ce nu se va folosi urmărirea. Harta nu este un instrument pentru a măsura câte minute a stat un șofer într-o parcare. Dacă începe să fie folosită astfel, încrederea se pierde repede și revine încet.
Cum începeți
În Setări activați integrarea GPS și introduceți datele de acces ale furnizorului dumneavoastră. Apoi, pentru fiecare vehicul, îi alocați dispozitivul. Dacă folosiți aplicația pentru șoferi, șoferul se autentifică cu un cont personal, iar poziția se trimite cât timp o comandă este deschisă. Recomandăm să începeți cu un dispecer și câteva vehicule, să puneți la punct regulile și abia apoi să extindeți urmărirea la întregul parc auto.