Każdy dyspozytor zna zdanie „Gdzie jesteś?”, wypowiadane dziesięć razy dziennie. Kierowca musi się zatrzymać, wziąć telefon i tłumaczyć, klient czeka na odpowiedź, a dyspozytor zapisuje numer na kartce. Wszyscy tracą czas, a przecież odpowiedź istnieje: znajduje się w jednostce GPS, którą Państwa pojazd i tak ma już zamontowaną. Dlatego dodaliśmy do przeglądu zleceń w Exilogic mapę z aktualnymi pozycjami pojazdów w trasie.
Co zobaczą Państwo na mapie
Każdy pojazd przypisany obecnie do zlecenia pojawia się jako punkt na mapie wraz z etykietą zlecenia i imieniem kierowcy. Kliknięcie otwiera szczegóły zlecenia: skąd dokąd się jedzie, kiedy przypada załadunek i dostawa oraz jaki jest status. Różnicę między planem a rzeczywistością widać na pierwszy rzut oka, zamiast szukać jej w tabeli, którą trzeba przeczytać.
Pozycja może pochodzić z dwóch źródeł. Z jednostki GPS w pojeździe, dostarczanej przez system telematyczny, albo z aplikacji dla kierowców w telefonie komórkowym. Integracja z dostawcami Traccar i Wialon jest dostępna w pakietach Business i Pro. Aplikacja dla kierowców sprawdza się, gdy pojazdy nie mają jednostki GPS lub gdy chcą Państwo śledzić podwykonawców, którzy wyrażą na to zgodę.
Co zmienia się w dyspozytorni
Pierwszym skutkiem jest spokojniejszy telefon. Gdy klient dzwoni z pytaniem, gdzie jest towar, dyspozytor odpowiada w kilka sekund, nie przerywając kierowcy. Drugim skutkiem jest wcześniejsze ostrzeżenie: jeśli pojazd stoi w kolejce na granicy i dostawa się opóźnia, dyspozytor wie o tym przed klientem i może zadzwonić pierwszy. Klient, który o opóźnieniu usłyszy od Państwa, jest bardziej zadowolony niż ten, który dowie się od osoby trzeciej.
Trzecim skutkiem jest lepsze planowanie. Gdy przychodzi pilne zlecenie, patrzą Państwo, który pojazd jest w pobliżu i kiedy się zwolni. Krótszy pusty przejazd oznacza mniej kilometrów bez przychodu. Czwartym skutkiem jest dowód: zapis tego, kiedy pojazd dotarł do miejsca dostawy, pomaga w sporach o czas oczekiwania, który jest potem fakturowany.
Jakość danych decyduje o wszystkim
Mapa jest tak dobra, jak dane, na których się opiera. Warto o tym pamiętać jeszcze przed zakupem urządzeń, ponieważ późniejsze poprawianie instalacji w całym taborze kosztuje znacznie więcej niż przemyślany start. Kilka praktycznych spostrzeżeń z doświadczenia:
- Jednostka GPS powinna raportować pozycję co najmniej raz na minutę podczas jazdy. Przy dłuższych odstępach pojazd skacze po mapie, a szacunek czasu przyjazdu jest nieprecyzyjny.
- Jednostkę trzeba zamontować tak, aby kierowca nie mógł jej po prostu odłączyć. Jeśli pozycja ma znaczenie dla Państwa działalności, proszę powiedzieć o tym otwarcie.
- Tunele i strefy przygraniczne powodują luki. Dobry system pokazuje je jako lukę i nie rysuje prostej linii przez mapę.
- Aplikacje mobilne zużywają baterię. Kierowca, który ma jedną włączoną przez cały dzień, potrzebuje ładowarki w kabinie.
Prywatność to nie formalność
Śledzenie pojazdu oznacza także śledzenie osoby, która nim jedzie, a prawo traktuje to poważnie. Zgodnie ze słowackim Kodeksem pracy pracodawca nie może bez poważnych przyczyn wynikających ze szczególnego charakteru jego działalności ingerować w prywatność pracownika poprzez monitorowanie. Wprowadzając mechanizm kontroli, musi najpierw omówić jego zakres, sposób i czas trwania z przedstawicielami pracowników oraz poinformować o nim pracowników. W transporcie przyczynę zwykle daje charakter pracy: ochrona ładunku, planowanie i bezpieczeństwo. Mimo to muszą Państwo umieć to uzasadnić.
Jednocześnie obowiązuje ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Lokalizacja osoby jest daną osobową. Potrzebna jest podstawa prawna, najczęściej uzasadniony interes, który Państwo udokumentują, oraz trzeba poinformować pracowników, jakie dane są zbierane, w jakim celu i jak długo są przechowywane. Przy systematycznym monitorowaniu warto też rozważyć ocenę skutków dla ochrony danych. Proponujemy następujące zasady:
- Proszę śledzić pozycję tylko w godzinach pracy lub podczas jazdy na zleceniu, nie poza pracą.
- Proszę zdecydować, kto może widzieć pozycje, i ograniczyć dostęp do dyspozytorów i kierownictwa.
- Proszę ustalić okres przechowywania historii tras i usuwać dane po jego upływie.
- Jeśli pojazd może być używany także prywatnie, proszę uzgodnić wyłączanie śledzenia poza pracą.
- Proszę przekazać zasady każdemu kierowcy na piśmie i poprosić o podpisane potwierdzenie zapoznania się.
Jak wprowadzić to bez oporu
Najczęstsza obawa kierowców brzmi: „Chcą mnie kontrolować”. Jeśli kierownictwo śledzi pojazdy bez wyjaśnień, ta obawa jest uzasadniona. Jeśli powiedzą Państwo ludziom, że mapa istnieje po to, by nie trzeba było dzwonić, by móc w porę ostrzec klienta i by szybko pomóc po awarii, większość to zaakceptuje. Pomaga też prawdziwa historia: kierowca, któremu zepsuła się ciężarówka na bezludnej drodze, a którego dyspozytor dokładnie wiedział, gdzie szukać, będzie bronić śledzenia przed kolegami.
Proszę być szczerym co do tego, do czego śledzenie nie będzie używane. Mapa nie jest narzędziem do mierzenia, ile minut kierowca stał na parkingu. Jeśli zacznie być tak używana, zaufanie traci się szybko, a wraca powoli. Proszę też co jakiś czas wrócić do zasad i zapytać kierowców, co im przeszkadza; dzięki temu śledzenie pozostaje narzędziem pracy, a nie źródłem napięć.
Jak zacząć
W Ustawieniach włączają Państwo integrację GPS i wpisują dane dostępowe swojego dostawcy. Następnie dla każdego pojazdu przypisują jego urządzenie. Jeśli korzystają Państwo z aplikacji dla kierowców, kierowca loguje się osobistym kontem, a pozycja jest wysyłana, gdy zlecenie jest otwarte. Zalecamy rozpoczęcie od jednego dyspozytora i kilku pojazdów, dopracowanie zasad i dopiero potem rozszerzenie śledzenia na cały tabor.