Ein Kunde schreibt: „Ich brauche 22 Paletten von Trentschin nach München, Beladung Mittwoch, Preis?“ Der Disponent schätzt im Kopf die Kilometer, addiert etwas für die Maut und antwortet mit einer Zahl, die ihm vernünftig vorkommt. Zwei Stunden später kommt die Antwort: „Die Konkurrenz ist günstiger.“ Vielleicht stimmt das. Oder Ihre Zahl war weder gut kalkuliert noch gut erklärt. Ein Angebot, das verkauft, hat drei Eigenschaften: Es ist richtig kalkuliert, klar geschrieben und früher zugestellt als das der Konkurrenz.
Erst Ihre Kosten kennen
Sie können nicht mit Gewinn verkaufen, wenn Sie nicht wissen, was Sie ein Transport kostet. Die Kosten eines Transportunternehmens lassen sich in drei Gruppen teilen, und jede wird anders berechnet.
- Kosten pro Kilometer: Diesel, Maut, Reifen, laufende Wartung und Verschleiß. Sie ändern sich mit der Entfernung und der Art der Strecke.
- Kosten pro Zeit: Lohn des Fahrers mit Abgaben, Reisekostenerstattungen einschließlich Auslandsverpflegung, Übernachtung auf längeren Strecken. Sie ändern sich mit der Dauer des Auftrags, nicht mit den Kilometern.
- Fixkosten: Leasing oder Abschreibung, Versicherung, Steuer, Büro. Sie verteilen sie auf die Tage, an denen ein Fahrzeug verfügbar ist, nicht auf gefahrene Kilometer.
Für eine konkrete Strecke erhalten Sie so eine Basis: was ein Kilometer kostet, was eine Stunde kostet und was ein Fahrzeugtag kostet. Erst danach schlagen Sie Ihre Marge auf.
Die Rückfahrt entscheidet
Der häufigste Fehler in Angeboten ist die vergessene Rückfahrt. Wenn Sie Ladung von Trentschin nach München bringen und für den Rückweg nichts zu laden haben, bezahlen Sie doppelte Kilometer und Ihr Kunde eine Richtung. Fragen Sie sich beim Angebot daher, was nach dem Entladen mit dem Lkw geschieht. Wissen Sie, dass Sie aus Bayern eine Rückladung finden, können Sie einen niedrigeren Preis anbieten. Wenn nicht, müssen Sie die Leerrückfahrt in den Preis einrechnen oder ablehnen.
Auch die Maut zählt. In Deutschland wurde das mautpflichtige Netz erweitert, und seit Dezember 2023 kommt eine CO2-Komponente zur Maut hinzu. Wer mit alten Tabellen rechnet, zahlt drauf. Prüfen Sie die Mautsätze daher bei jedem Angebot in ein anderes Land, nicht einmal im Jahr.
Was in ein gutes Angebot gehört
Ein klares Angebot schafft Vertrauen. Auf einer A4-Seite sollte alles beantwortet sein, wonach der Kunde fragt und was später zu Streit führen kann:
- Strecke: Be- und Entladeort mit Adresse, nicht nur die Stadt.
- Termine: Beladefenster und Entladefenster.
- Ladung: Gewicht, Palettenzahl, Maße und gegebenenfalls ADR- und Temperaturanforderungen.
- Fahrzeug: Typ und Kapazität.
- Preis: Betrag, Währung und ob Umsatzsteuer enthalten ist. Bei Leistungen an ein ausländisches Unternehmen einen Hinweis auf die Steuerschuldumkehr, wenn sie gilt.
- Was der Preis umfasst: Maut, Treibstoffzuschlag, kostenlose Wartezeit bei Be- und Entladung.
- Wartezeit: ein Satz für jede angefangene Stunde über die vereinbarte Zeit.
- Stornierung: was geschieht, wenn der Kunde am letzten Tag storniert.
- Gültigkeit: zum Beispiel sieben Tage.
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit der Rechnung.
- Haftung: Versicherung und Verweis auf Ihre Beförderungsbedingungen.
Die ersten drei Punkte prüft der Kunde, um sich zu vergewissern, dass Sie die Aufgabe verstanden haben. Am meisten interessieren ihn Preis und Leistungsumfang. Der Rest schützt Sie.
So schreiben Sie, damit der Kunde es versteht
Schreiben Sie einfach, ohne Abkürzungen, die nur der Disponent kennt. Nennen Sie den Preis klar und an sichtbarer Stelle. Bieten Sie mehrere Möglichkeiten an, setzen Sie sie in zwei Zeilen: Standardtransport für diesen Termin und Express zu einem höheren Preis. Der Kunde kann wählen und fühlt sich nicht gedrängt. Ein Satz darüber, was er zusätzlich bekommt, etwa Sendungsverfolgung oder Ladungsversicherung über dem gesetzlichen Limit, entscheidet oft mehr als ein Rabatt.
Geschwindigkeit ist ein Argument
Im Transport wird schnell entschieden. Ein Kunde, der ein Fahrzeug für morgen sucht, spricht fünf Frachtführer an und bestellt bei dem, der als Erster klar antwortet. Ein Angebot, das Sie innerhalb einer Stunde senden, hat bessere Chancen als ein etwas günstigeres, das am nächsten Tag kommt. Eine fertige Vorlage hilft: Für Strecken, die Sie oft fahren, sind die Preise im Voraus berechnet, und der Disponent passt sie nur an den konkreten Auftrag an.
Die häufigsten Fehler
- Ein Preis ohne Leerrückfahrt und ohne Reserve für Wartezeit.
- Ein Angebot in Fremdwährung ohne Absicherung des Wechselkursrisikos. Bei tschechischer Krone, polnischem Zloty oder ungarischem Forint verschiebt sich der Kurs innerhalb einer Woche, und Ihre Marge mit ihm.
- Zu lange Gültigkeit. Diesel- und Mautpreise ändern sich, und ein Angebot, das einen Monat gilt, wird schnell verlustbringend.
- Unklarer Leistungsumfang des Preises. Später zeigt sich das als Streit um einen Aufschlag.
- Keine Nachverfolgung nach dem Versand. Viele Angebote gehen nur deshalb verloren, weil am nächsten Tag niemand nachsah, ob der Kunde geantwortet hat.
Verfolgen Sie, was aus Angeboten wird
Ein Angebot ist eine Verkaufschance, und es lohnt sich zu messen, wie viele zu Aufträgen werden und wie schnell Kunden antworten. Gewinnen Sie drei von zehn Angeboten, kann das ein gutes Ergebnis sein oder ein Zeichen, dass Sie zu billig sind. Gewinnen Sie eines von zehn, suchen Sie den Grund: Preis, Geschwindigkeit oder Unklarheit. Halten Sie auch die Ablehnungsgründe fest. Nach einem halben Jahr wissen Sie mehr als aus jeder Umfrage.
Wie Exilogic hilft
In Exilogic erstellen Sie ein Angebot aus Kunden- und Streckendaten, erzeugen ein PDF in der Sprache des Kunden und senden es direkt aus dem System per E-Mail. Sie verfolgen den Status des Angebots, gesendet, angenommen oder abgelehnt, und machen es nach der Annahme in einem Schritt zum Auftrag, ohne Daten abzutippen. Berichte zeigen, wie viele Angebote zu Aufträgen werden und wie lange Kunden zur Antwort brauchen.