Un cliente escribe: «Necesito mover 22 palés de Trencin a Múnich, carga el miércoles, ¿precio?» El gestor de tráfico calcula mentalmente los kilómetros, añade algo por el peaje y responde con una cifra que parece razonable. Dos horas después llega la respuesta: «La competencia es más barata.» Quizá sea así. O quizá su cifra no estaba ni bien calculada ni bien explicada. Un presupuesto que vende tiene tres cualidades: está calculado correctamente, está escrito con claridad y se entrega antes que el de un competidor.
Primero, conozca sus costes
No se puede vender con beneficio si no se sabe cuánto cuesta un transporte. Los costes de un transportista se dividen en tres grupos y cada uno se calcula de forma distinta.
- Costes por kilómetro: gasóleo, peajes, neumáticos, mantenimiento ordinario y desgaste. Cambian con la distancia y el tipo de ruta.
- Costes por tiempo: el salario del conductor con cotizaciones, las dietas, incluidas las del extranjero, el alojamiento en rutas más largas. Cambian con la duración del pedido, no con los kilómetros.
- Costes fijos: leasing o amortización, seguro, impuestos, una oficina. Los reparte entre los días en que un vehículo está disponible, no entre los kilómetros recorridos.
Para una ruta concreta obtiene así una base: cuánto cuesta un kilómetro, cuánto cuesta una hora y cuánto cuesta un día de vehículo. Solo después añade su margen.
El viaje de vuelta decide
Un error habitual en los presupuestos es el viaje de vuelta olvidado. Si lleva una carga de Trencin a Múnich y no tiene nada que cargar para el regreso, paga el doble de kilómetros y su cliente paga uno solo. Al presupuestar, pregúntese qué pasa con un camión después de descargar. Si sabe que encontrará una carga de retorno desde Baviera, puede ofrecer un precio más bajo. Si no, debe incluir en el precio el regreso en vacío, o rechazar.
El peaje también importa. En Alemania la red de peaje se ha ampliado y desde diciembre de 2023 se ha añadido al peaje un componente por emisiones de CO2. Si calcula con tablas antiguas, su empresa cubre una diferencia. Compruebe las tarifas de peaje en cada presupuesto a otro país, no una vez al año.
Qué debe contener un buen presupuesto
Un presupuesto claro inspira confianza. Una página A4 debería responder a todo lo que preguntará un cliente y a todo lo que pueda llevar a una disputa más adelante:
- Ruta: lugar de carga y de descarga con dirección, no solo la ciudad.
- Fechas: una ventana de carga y una ventana de descarga.
- Mercancía: peso, número de palés, dimensiones y cualquier requisito ADR o de temperatura.
- Vehículo: tipo y capacidad.
- Precio: importe, moneda y si incluye IVA. Para servicios a una empresa extranjera, añada una nota sobre la inversión del sujeto pasivo si procede.
- Qué incluye el precio: peajes, recargo por combustible, tiempo de espera gratuito en la carga y la descarga.
- Espera: una tarifa por cada hora iniciada por encima del tiempo acordado.
- Cancelación: qué ocurre si el cliente cancela el último día.
- Validez: por ejemplo, siete días.
- Condiciones de pago: vencimiento de la factura.
- Responsabilidad: seguro y una referencia a sus condiciones de transporte.
El cliente comprueba primero los tres primeros puntos para confirmar que usted ha entendido el encargo. El precio y lo que incluye le interesan más. El resto le protege a usted.
Cómo escribir para que el cliente lo entienda
Escriba con sencillez, sin abreviaturas que solo conoce un gestor de tráfico. Indique el precio con claridad y en un lugar visible. Si ofrece más de una opción, póngalas en dos líneas: transporte estándar para esa fecha y exprés a un precio mayor. El cliente puede entonces elegir y no se siente presionado. Una frase sobre lo que obtiene de más, como el seguimiento del envío o el seguro de la carga por encima del límite legal, a menudo decide más que un descuento.
La velocidad es un argumento
Las decisiones en el transporte son rápidas. Un cliente que busca un vehículo para mañana contacta con cinco transportistas y encarga a quien responde primero y con claridad. Un presupuesto que envía en una hora tiene más posibilidades que uno algo más barato que llega al día siguiente. Ayuda una plantilla preparada: las rutas que hace a menudo tienen precios calculados de antemano y el gestor de tráfico solo los ajusta al pedido concreto.
Errores comunes
- Un precio sin regreso en vacío y sin una reserva para esperas.
- Un presupuesto en moneda extranjera sin gestionar el riesgo de tipo de cambio. Con la corona checa, el esloti polaco o el forinto húngaro, el tipo se mueve en una semana y con él se mueve su margen.
- Una validez demasiado larga. Los precios del gasóleo y del peaje cambian y un presupuesto válido un mes pronto resulta deficitario.
- Un alcance del precio poco claro. Más tarde aparece como una discusión sobre un recargo.
- Ningún seguimiento tras el envío. Muchos presupuestos se pierden simplemente porque nadie comprobó al día siguiente si el cliente había respondido.
Siga lo que ocurre con los presupuestos
Un presupuesto es una oportunidad de venta y conviene medir cuántos se convierten en pedidos y con qué rapidez responden los clientes. Si gana tres presupuestos de cada diez, puede ser un buen resultado o una señal de que es demasiado barato. Si gana uno de cada diez, busque un motivo: precio, rapidez o falta de claridad. Registre también los motivos del rechazo. Al cabo de medio año sabrá más que con cualquier encuesta.
Cómo ayuda Exilogic
En Exilogic crea un presupuesto a partir de los datos del cliente y de la ruta, genera un PDF en el idioma del cliente y lo envía por correo electrónico directamente desde el sistema. Controla el estado del presupuesto, enviado, aceptado o rechazado, y una vez aceptado lo convierte en pedido en un solo paso, sin reescribir datos. Los informes muestran cuántos presupuestos se convierten en pedidos y cuánto tardan los clientes en responder.