Klient pisze: „Potrzebuję przewiezienia 22 palet z Trenczyna do Monachium, załadunek w środę, cena?” Dyspozytor szacuje w głowie kilometry, dolicza coś za opłaty drogowe i odpowiada kwotą, która wydaje się rozsądna. Dwie godziny później przychodzi odpowiedź: „Konkurencja jest tańsza.” Może tak. A może Państwa kwota nie była ani dobrze wyliczona, ani dobrze wyjaśniona. Oferta, która sprzedaje, ma trzy cechy: jest poprawnie wyliczona, jasno napisana i dostarczona przed ofertą konkurenta.
Najpierw poznaj swoje koszty
Nie można sprzedawać z zyskiem, jeśli nie wie się, ile kosztuje przewóz. Koszty przewoźnika dzielą się na trzy grupy i każda jest liczona inaczej.
- Koszty na kilometr: olej napędowy, opłaty drogowe, opony, bieżąca konserwacja i zużycie. Zmieniają się wraz z odległością i rodzajem trasy.
- Koszty w czasie: wynagrodzenie kierowcy ze składkami, diety, w tym zagraniczne, nocleg na dłuższych trasach. Zmieniają się wraz z czasem trwania zlecenia, nie z kilometrami.
- Koszty stałe: leasing lub amortyzacja, ubezpieczenie, podatki, biuro. Rozkładają je Państwo na dni, w których pojazd jest dostępny, a nie na przejechane kilometry.
Dla konkretnej trasy otrzymują Państwo w ten sposób bazę: ile kosztuje kilometr, ile kosztuje godzina i ile kosztuje dzień pojazdu. Dopiero potem doliczają Państwo marżę.
Decyduje podróż powrotna
Częstym błędem w ofertach jest zapomniana podróż powrotna. Jeśli wiozą Państwo ładunek z Trenczyna do Monachium i nie mają nic do załadowania na powrót, płacą Państwo za podwójną liczbę kilometrów, a klient za jeden kierunek. Przygotowując ofertę, proszę zadać sobie pytanie, co stanie się z ciężarówką po rozładunku. Jeśli wiedzą Państwo, że znajdą ładunek powrotny z Bawarii, mogą zaproponować niższą cenę. Jeśli nie, muszą Państwo wliczyć w cenę pusty powrót albo odmówić.
Znaczenie mają także opłaty drogowe. W Niemczech sieć płatnych dróg się rozszerzyła, a od grudnia 2023 r. do opłaty dodano składnik związany z emisją CO2. Jeśli liczą Państwo ze starych tabel, firma pokrywa różnicę. Proszę sprawdzać stawki opłat drogowych przy każdej ofercie do innego kraju, a nie raz w roku.
Co powinna zawierać dobra oferta
Przejrzysta oferta budzi zaufanie. Jedna strona A4 powinna odpowiadać na wszystko, o co zapyta klient, i na wszystko, co mogłoby później doprowadzić do sporu:
- Trasa: miejsce załadunku i rozładunku z adresem, nie tylko miejscowość.
- Terminy: okno załadunku i okno rozładunku.
- Ładunek: waga, liczba palet, wymiary oraz ewentualne wymagania ADR lub dotyczące temperatury.
- Pojazd: typ i ładowność.
- Cena: kwota, waluta i informacja, czy zawiera VAT. W przypadku usług dla zagranicznego przedsiębiorcy proszę dodać adnotację o odwrotnym obciążeniu, jeśli ma zastosowanie.
- Co obejmuje cena: opłaty drogowe, dopłata paliwowa, bezpłatny czas oczekiwania przy załadunku i rozładunku.
- Postój: stawka za każdą rozpoczętą godzinę ponad uzgodniony czas.
- Anulowanie: co się dzieje, jeśli klient anuluje w ostatnim dniu.
- Ważność: na przykład siedem dni.
- Warunki płatności: termin płatności faktury.
- Odpowiedzialność: ubezpieczenie i odwołanie do Państwa warunków przewozu.
Klient sprawdza najpierw trzy pierwsze punkty, aby upewnić się, że rozumieją Państwo zapytanie. Najbardziej interesują go cena i to, co obejmuje. Reszta chroni Państwa.
Jak pisać, aby klient zrozumiał
Proszę pisać prosto, bez skrótów znanych tylko dyspozytorowi. Cenę proszę podawać wyraźnie i w widocznym miejscu. Jeśli oferują Państwo więcej niż jedną opcję, proszę umieścić je w dwóch wierszach: przewóz standardowy na ten termin i ekspresowy za wyższą cenę. Klient może wtedy wybrać i nie czuje się popychany. Jedno zdanie o tym, co dostaje dodatkowo, na przykład śledzenie przesyłki lub ubezpieczenie ładunku ponad limit ustawowy, często przesądza więcej niż rabat.
Szybkość jest argumentem
Decyzje w transporcie zapadają szybko. Klient szukający pojazdu na jutro kontaktuje się z pięcioma przewoźnikami i zamawia u tego, kto odpowie pierwszy i jasno. Oferta wysłana w ciągu godziny ma większe szanse niż nieco tańsza, która przyjdzie następnego dnia. Pomaga gotowy szablon: trasy, które jeżdżą Państwo często, mają ceny wyliczone z góry, a dyspozytor tylko dostosowuje je do konkretnego zlecenia.
Częste błędy
- Cena bez pustego powrotu i bez rezerwy na postoje.
- Oferta w obcej walucie bez zarządzania ryzykiem kursowym. W przypadku korony czeskiej, złotego polskiego czy forinta węgierskiego kurs zmienia się w ciągu tygodnia, a wraz z nim zmienia się Państwa marża.
- Zbyt długa ważność. Ceny oleju napędowego i opłat drogowych się zmieniają, a oferta ważna miesiąc szybko staje się nierentowna.
- Niejasny zakres ceny. Później pojawia się jako spór o dopłatę.
- Brak kontaktu po wysłaniu. Wiele ofert ginie po prostu dlatego, że nikt nie sprawdził następnego dnia, czy klient odpowiedział.
Śledź, co dzieje się z ofertami
Oferta to szansa sprzedaży i warto mierzyć, ile z nich zamienia się w zlecenia i jak szybko odpowiadają klienci. Jeśli wygrywają Państwo trzy oferty na dziesięć, może to być dobry wynik albo znak, że są Państwo zbyt tani. Jeśli wygrywają Państwo jedną na dziesięć, proszę szukać przyczyny: cena, szybkość lub brak jasności. Proszę rejestrować także powody odrzucenia. Po pół roku będą Państwo wiedzieć więcej niż z jakiejkolwiek ankiety.
Jak pomaga Exilogic
W Exilogic tworzą Państwo ofertę na podstawie danych klienta i trasy, generują plik PDF w języku klienta i wysyłają go e-mailem prosto z systemu. Śledzą Państwo status oferty, wysłana, zaakceptowana lub odrzucona, a po zaakceptowaniu zamieniają ją w zlecenie jednym krokiem, bez przepisywania danych. Raporty pokazują, ile ofert zamienia się w zlecenia i jak długo klienci odpowiadają.