Nic nie jest dla dyspozytora bardziej nieprzyjemne niż odkrycie w poniedziałek rano, że ciężarówka wyjeżdżająca za godzinę ma wygasły przegląd techniczny. Zlecenie jest potwierdzone, kierowca czeka, a pojazdu nie można wysłać bez ryzyka mandatu i kłopotów z ubezpieczycielem. Takie sytuacje są prawie zawsze takie same: termin nie był zły, został zapomniany. A we flocie z dziesiątkami pojazdów i kierowców terminów jest tak wiele, że nie można ufać pamięci.
Czego pilnować w pojeździe
Lista terminów nie jest długa, ale każdy ma własne zasady i wagę. W przypadku pojazdów ciężarowych powyżej 3,5 tony, kategorie N2 i N3, przepisy słowackie są surowsze niż dla samochodów osobowych. Pierwszy przegląd techniczny przypada rok po pierwszej rejestracji, a potem co roku, wraz z badaniem emisji spalin. Lżejsze pojazdy mają dłuższe odstępy, więc we flocie mieszającej dostawcze i ciągniki łatwo pomylić terminy. Dokładne odstępy dla Państwa kategorii proszę sprawdzić w ustawie o eksploatacji pojazdów w ruchu drogowym lub na stronie ministerstwa transportu.
- Przegląd techniczny i badanie emisji: coroczne dla ciężkich pojazdów ciężarowych.
- Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pojazdów: odpowiedzialność za szkody spowodowane eksploatacją pojazdu. Bez niego pojazdu nie wolno użytkować.
- Ubezpieczenie odpowiedzialności przewoźnika za towar w transporcie. Klienci często go wymagają przy przewozach międzynarodowych, a Konwencja CMR ogranicza odpowiedzialność przewoźnika do stałej kwoty za kilogram towaru, która zwykle nie pokrywa rzeczywistej wartości ładunku.
- Ubezpieczenie autocasco i ewentualne ubezpieczenie przyczep i naczep, często z własnym terminem odnowienia.
- Sprawdzenie tachografu: zgodnie z rozporządzeniem europejskim tachograf cyfrowy jest regularnie kontrolowany, co najmniej raz na dwa lata.
- W przypadku pojazdów przewożących towary niebezpieczne coroczne badanie zgodnie z umową ADR i dalsze świadectwa zależnie od rodzaju transportu.
Czego pilnować u kierowców
Pojazd ma terminy i kierowca także. Są pomijane częściej, niż powinny, bo nie są przyklejone do żadnej tablicy rejestracyjnej:
- Prawo jazdy odpowiedniej kategorii i jego ważność.
- Karta kwalifikacji kierowcy (kod 95) i szkolenie okresowe. Dyrektywa europejska wymaga szkolenia okresowego w cyklach pięcioletnich.
- Karta kierowcy do tachografu cyfrowego, ważna pięć lat, którą trzeba odnowić z wyprzedzeniem, bo wydanie nie jest natychmiastowe.
- Badanie lekarskie i, jeśli dotyczy, zaświadczenie ADR.
- Ważność dokumentów na wyjazdy poza Unię Europejską.
Dlaczego terminy są zapominane
Częsta przyczyna jest organizacyjna, a nie osobista. Terminy żyją w trzech miejscach: w arkuszu dyspozytora, w głowie właściciela i w telefonie kierowcy. Gdy osoba, która ich pilnowała, zachoruje lub odejdzie, system się załamuje. Druga przyczyna to to, że terminy się kumulują. Jeśli wszystkie polisy wykupili Państwo jednego dnia, kończą się też jednego dnia i większość rocznych składek płacą Państwo w jednym miesiącu. Trzecia przyczyna to niedoceniane przygotowanie: przegląd wymaga zarezerwowania terminu na stacji, pojazd musi być pusty i czysty, a w sezonie moce stacji są często zajęte.
Prosty system, który działa
- Jedno miejsce na wszystkie terminy. Niech to będzie system, a nie arkusz, i niech każdy wpis należy do konkretnego pojazdu lub kierowcy.
- Więcej niż jedno przypomnienie. Pierwsze 60 dni wcześniej, gdy jest jeszcze czas na rezerwację terminu na stacji, drugie 30 dni wcześniej, trzecie tydzień przed wygaśnięciem. Ostatnie przypomnienie to siatka bezpieczeństwa na wypadek, gdyby coś umknęło.
- Osoba odpowiedzialna. Nie po prostu „Państwa biuro”, ale konkretna osoba z zastępcą.
- Rozłożone terminy. Proszę nie wykupywać wszystkich polis jednego dnia i planować tak, aby kilka pojazdów nie miało przeglądu w tym samym tygodniu.
- Zapas. Jeśli przegląd przypada na koniec miesiąca, proszę zaplanować go dwa tygodnie wcześniej. Gdy pojazd nie przejdzie za pierwszym razem, będzie czas na naprawę i ponowne badanie.
- Rejestr dokumentów. Proszę przechowywać kopie dokumentów przeglądu i ubezpieczenia przy pojeździe w systemie, a nie tylko w schowku kierowcy.
W praktyce warto raz w roku przejrzeć wszystkie terminy razem i sprawdzić, czy nie nakładają się na okresy największego obciążenia. Przegląd w środku sezonu oznacza dzień postoju w najgorszym możliwym momencie, a ten sam przegląd zaplanowany na spokojniejszy miesiąc nie kosztuje prawie nic. Proszę także zapytać kierowców, czy znają daty ważności własnych dokumentów; często okazuje się, że o niektórych dowiadują się dopiero od dyspozytora, zbyt późno.
Ile kosztuje opóźnienie
Mandat jest Państwa najmniejszym problemem. Pojazd bez ważnego przeglądu lub ubezpieczenia nie może bezpiecznie jeździć i stoi, podczas gdy zlecenie czeka. Klient nie chce czekać, a niezrealizowany załadunek zamienia się w kary umowne i utratę zaufania. W wypadku z wygasłym ubezpieczeniem ubezpieczyciel może powołać się na naruszenie warunków, a Państwo mogą ponieść stratę z własnej kieszeni. Pojazd zatrzymany podczas kontroli drogowej ryzykuje zakaz jazdy na miejscu i wyższe sankcje. Terminy warto więc traktować poważnie, nie ze względu na urzędnika, ale ze względu na Państwa firmę.
Jak pomaga Exilogic
Dla każdego pojazdu rejestrują Państwo datę przeglądu technicznego i ubezpieczenia, a dla pracowników ważność praw jazdy i kwalifikacji. System ostrzega Państwa 30 dni wcześniej w panelu powiadomień i kolorowym oznaczeniem na liście, dzięki czemu widać na pierwszy rzut oka, który pojazd zbliża się do terminu. Do zapisu serwisowego można dołączać dokumenty i zdjęcia. Nie zwalnia to Państwa z odpowiedzialności za sam przegląd, ale zapobiega bardzo częstej przyczynie przegapionych terminów: zapominaniu.