Egy diszpécser számára semmi sem kellemetlenebb, mint hétfő reggel rájönni, hogy az egy óra múlva induló teherautó műszaki vizsgája lejárt. A megrendelés visszaigazolva, a sofőr vár, a járművet pedig nem lehet kiküldeni bírság és a biztosítóval való problémák kockázata nélkül. Az ilyen helyzetek szinte mindig ugyanolyanok: a határidő nem volt rossz, hanem elfelejtették. És egy több tucat járműből és sofőrből álló járműparkban annyi a határidő, hogy a memóriában nem lehet megbízni.
Mit figyeljen egy járművön
A határidők listája nem hosszú, de mindegyiknek megvannak a maga szabályai és súlya. A 3,5 tonna feletti áruszállító járművekre, az N2 és N3 kategóriákra, a szlovák szabályok szigorúbbak, mint a személyautókra. Az első műszaki vizsga az első forgalomba helyezés után egy évvel esedékes, majd évente, a kibocsátási ellenőrzéssel együtt. A könnyebb járműveknek hosszabb az időközük, ezért a furgonokat és nyergesvontatókat vegyesen használó járműparkban könnyű összekeverni a határidőket. A pontos időközöket a kategóriájára a közúti forgalomban való járműüzemeltetésről szóló törvényben vagy a közlekedési minisztérium weboldalán ellenőrizze.
- Műszaki és kibocsátási vizsga: a nehéz áruszállító járműveknél évente.
- Kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás: felelősség a jármű üzemeltetésével okozott károkért. Enélkül a jármű nem közlekedhet.
- A fuvarozó felelősségbiztosítása a szállított árura. Az ügyfelek gyakran megkövetelik nemzetközi fuvarozásnál, a CMR-egyezmény pedig a fuvarozó felelősségét kilogrammonként rögzített összegre korlátozza, amely általában nem fedezi a rakomány valós értékét.
- Casco és a pótkocsik, félpótkocsik esetleges biztosítása, gyakran saját megújítási dátummal.
- Tachográf-vizsgálat: az európai rendelet szerint a digitális tachográfot rendszeresen, legalább kétévente egyszer ellenőrzik.
- A veszélyes árut szállító járműveknél az ADR-megállapodás szerinti éves vizsgálat és a szállítás típusától függő további bizonyítványok.
Mit figyeljen a sofőröknél
A járműnek vannak határidői, a sofőrnek is. Gyakrabban kerülik el a figyelmet, mint kellene, mert nincsenek rátapasztva egyetlen rendszámra sem:
- A megfelelő kategóriájú vezetői engedély és érvényessége.
- A gépjárművezetői képesítési kártya (95-ös kód) és az időszakos oktatás. Egy európai irányelv öt éves ciklusokban írja elő az időszakos oktatást.
- A digitális tachográf sofőrkártyája, amely öt évig érvényes, és időben meg kell újítani, mert a kiállítás nem azonnali.
- Az orvosi vizsgálat és adott esetben az ADR-bizonyítvány.
- Az Európai Unión kívüli utakhoz szükséges dokumentumok érvényessége.
Miért felejtik el a határidőket
Gyakori ok a szervezeti, nem a személyes. A határidők három helyen élnek: a diszpécser táblázatában, a tulajdonos fejében és a sofőr telefonjában. Amikor az, aki figyelte őket, megbetegszik vagy elmegy, a rendszer összeomlik. A második ok, hogy a határidők felhalmozódnak. Ha az összes kötvényt egy napon kötötte, azok egy napon is járnak le, és az éves díjak nagy részét egyetlen hónapban fizeti. A harmadik ok az alábecsült előkészítés: a vizsgához időpontot kell foglalni egy állomáson, a járműnek üresnek és tisztának kell lennie, a szezonban pedig az állomások kapacitása gyakran betelt.
Egy egyszerű rendszer, amely működik
- Egyetlen hely az összes határidőnek. Legyen rendszer, ne táblázat, és minden bejegyzés egy konkrét járműhöz vagy sofőrhöz tartozzon.
- Egynél több emlékeztető. Az első 60 nappal előtte, amikor még van ideje időpontot foglalni egy állomáson, a második 30 nappal előtte, a harmadik egy héttel a lejárat előtt. Az utolsó emlékeztető biztonsági háló arra az esetre, ha valami elkerülte a figyelmet.
- Egy felelős személy. Nem csak „az Ön irodája”, hanem egy konkrét személy helyettessel.
- Elosztott határidők. Ne kösse az összes kötvényt egy napon, és úgy tervezzen, hogy több járműnek ne essen ugyanarra a hétre a vizsgája.
- Tartalék. Ha a vizsga hónap végére esik, ütemezze két héttel korábbra. Ha a jármű elsőre nem felel meg, lesz ideje a javításra és az újravizsgára.
- Dokumentumnyilvántartás. Őrizze meg a vizsga és a biztosítás dokumentumainak másolatait a járműnél egy rendszerben, ne csak a sofőr kesztyűtartójában.
A gyakorlatban érdemes évente egyszer együtt átnézni az összes határidőt, és megvizsgálni, hogy nem esnek-e a legnagyobb terhelés időszakára. A szezon közepére eső vizsga a lehető legrosszabb pillanatban jelent állásnapot, ugyanez a vizsga egy nyugodtabb hónapra ütemezve szinte semmibe sem kerül. Kérdezze meg a sofőröket is, ismerik-e a saját dokumentumaik lejárati dátumát; gyakran kiderül, hogy egyesekről csak a diszpécsertől értesülnek, túl későn.
Mennyibe kerül egy késés
A bírság az Ön legkisebb problémája. Érvényes vizsga vagy biztosítás nélküli jármű nem közlekedhet biztonságosan, és áll, miközben egy megrendelés vár. Az ügyfél nem hajlandó várni, az elmulasztott felrakodásból pedig szerződéses kötbér és bizalomvesztés lesz. Lejárt biztosítással történő baleset esetén a biztosító a feltételek megsértésére hivatkozhat, és Ön a saját zsebéből viselheti a veszteséget. Az útmenti ellenőrzésen megállított jármű a helyszínen eltiltásnak és magasabb szankcióknak teszi ki magát. A határidőket tehát érdemes komolyan venni, nem egy hivatalnok miatt, hanem az Ön vállalkozása miatt.
Hogyan segít az Exilogic
Minden járműnél rögzíti a műszaki vizsga és a biztosítás dátumát, a munkavállalóknál pedig a jogosítványok és képesítések érvényességét. A rendszer 30 nappal előre figyelmezteti az értesítési panelben és egy listában színes jelöléssel, így első pillantásra látja, melyik jármű közeledik egy határidőhöz. Dokumentumokat és fényképeket csatolhat a szerviz-bejegyzéshez. Nem mentesíti magától a vizsgától való felelősség alól, de megelőzi a lekésett határidők egy nagyon gyakori okát: az elfelejtést.