Nulla è più spiacevole per un dispatcher che scoprire il lunedì mattina che un camion in partenza tra un'ora ha la revisione tecnica scaduta. L'ordine è confermato, l'autista aspetta e il veicolo non può partire senza rischiare una multa e problemi con l'assicuratore. Situazioni del genere sono quasi sempre uguali: la scadenza non era sbagliata, era stata dimenticata. E in un parco con decine di veicoli e di autisti le scadenze sono così tante che non ci si può fidare della memoria.
Cosa sorvegliare su un veicolo
L'elenco delle scadenze non è lungo, ma ciascuna ha le proprie regole e il proprio peso. Per i veicoli merci oltre 3,5 tonnellate, categorie N2 e N3, le norme slovacche sono più severe che per le automobili. La prima revisione tecnica scade un anno dopo la prima immatricolazione e poi ogni anno, insieme al controllo delle emissioni. I veicoli più leggeri hanno intervalli più lunghi, quindi in un parco che mescola furgoni e motrici è facile confondere le scadenze. Verifichi gli intervalli esatti per la Sua categoria nella legge sull'esercizio dei veicoli nella circolazione stradale o sul sito del ministero dei trasporti.
- Revisione tecnica e controllo delle emissioni: annuali per i veicoli merci pesanti.
- Assicurazione obbligatoria della responsabilità civile auto: responsabilità per i danni causati dall'uso di un veicolo. Senza di essa il veicolo non può circolare.
- Assicurazione della responsabilità del vettore per le merci in transito. I clienti spesso la richiedono per i trasporti internazionali e la Convenzione CMR limita la responsabilità del vettore a un importo fisso per chilogrammo di merce, che di solito non copre il valore reale del carico.
- Copertura Kasko ed eventuale assicurazione per rimorchi e semirimorchi, spesso con una propria data di rinnovo.
- Prova del tachigrafo: secondo il regolamento europeo, il tachigrafo digitale viene ispezionato regolarmente, almeno una volta ogni due anni.
- Per i veicoli che trasportano merci pericolose, un'ispezione annuale ai sensi dell'accordo ADR e ulteriori certificati a seconda del tipo di trasporto.
Cosa sorvegliare sugli autisti
Un veicolo ha le sue scadenze e le ha anche un autista. Vengono trascurate più spesso di quanto dovrebbero, perché non sono attaccate a nessuna targa:
- La patente per la categoria pertinente e la sua validità.
- La carta di qualificazione del conducente (codice 95) e la formazione periodica. Una direttiva europea richiede una formazione periodica in cicli di cinque anni.
- La carta del conducente per il tachigrafo digitale, valida cinque anni, che va rinnovata per tempo perché il rilascio non è immediato.
- La visita medica e, se pertinente, il certificato ADR.
- La validità dei documenti per i viaggi fuori dall'Unione europea.
Perché le scadenze vengono dimenticate
Un motivo frequente è organizzativo, non personale. Le scadenze vivono in tre posti: nel foglio di calcolo del dispatcher, nella testa del titolare e nel telefono dell'autista. Quando la persona che le sorvegliava si ammala o se ne va, il sistema crolla. Un secondo motivo è che le scadenze si accumulano. Se ha stipulato tutte le polizze lo stesso giorno, scadono anche lo stesso giorno e Lei paga la maggior parte dei premi annui in un solo mese. Un terzo motivo è la preparazione sottovalutata: una revisione richiede di prenotare un appuntamento in un centro, il veicolo deve essere vuoto e pulito e in alta stagione la capacità dei centri è spesso esaurita.
Un sistema semplice che funziona
- Un solo posto per tutte le scadenze. Sia un sistema, non un foglio di calcolo, e ogni voce appartenga a uno specifico veicolo o autista.
- Più di un promemoria. Il primo 60 giorni prima, quando ha ancora tempo per prenotare un appuntamento in un centro, il secondo 30 giorni prima, il terzo una settimana prima della scadenza. L'ultimo promemoria è una rete di sicurezza nel caso sia sfuggito qualcosa.
- Una persona responsabile. Non semplicemente «il Suo ufficio», ma una persona precisa con un sostituto.
- Scadenze distribuite. Non stipuli tutte le polizze lo stesso giorno e pianifichi in modo che più veicoli non abbiano la revisione nella stessa settimana.
- Una riserva. Se una revisione cade a fine mese, la programmi due settimane prima. Se un veicolo non la supera al primo tentativo, avrà il tempo per la riparazione e per una nuova revisione.
- Un archivio dei documenti. Conservi copie dei documenti di revisione e assicurazione insieme al veicolo in un sistema, non solo nel vano portaoggetti dell'autista.
Quanto costa un ritardo
La multa è il Suo problema minore. Un veicolo senza revisione o assicurazione valide non può circolare in sicurezza e resta fermo mentre un ordine attende. Il cliente non è disposto ad aspettare e un carico mancato si trasforma in penali contrattuali e perdita di fiducia. In un incidente con assicurazione scaduta, l'assicuratore può invocare la violazione delle condizioni e Lei potrebbe subire una perdita di tasca propria. Un veicolo fermato a un controllo su strada rischia un divieto di circolazione sul posto e sanzioni più alte. Le scadenze vanno quindi prese sul serio, non per un funzionario, ma per la Sua attività.
Come aiuta Exilogic
Per ogni veicolo registra la data della revisione tecnica e dell'assicurazione e, per i dipendenti, la validità di patenti e qualificazioni. Il sistema La avvisa 30 giorni prima in un pannello di notifiche e con un'evidenziazione a colori in un elenco, così vede a colpo d'occhio quale veicolo si avvicina a una scadenza. Può allegare documenti e fotografie a un record di manutenzione. Non La solleva dalla responsabilità della revisione in sé, ma previene una causa molto comune di scadenze perse: la dimenticanza.