Posledné dva týždne pred Vianocami sú pre dopravcu paradoxné. Dopyt vrcholí, pretože zákazníci chcú dostať tovar pred sviatkami, a zároveň je k dispozícii menej dní, menej vodičov a menej ochotných skladov. Pridajte zákazy jazdy nákladných vozidiel, ktoré v mnohých krajinách platia cez víkendy a sviatky, a z kalendára zostane niekoľko použiteľných dní. Firmy, ktoré to zvládnu v pokoji, nemajú viac šťastia, ale začali skôr.
Najprv si zmapujte skutočné dni
Nakreslite si kalendár od polovice decembra do polovice januára a vyznačte v ňom, kedy sa dá reálne jazdiť. Vezmite do úvahy:
- Štátne sviatky v krajinách, cez ktoré jazdíte. Nielen 24. až 26. decembra, ale aj 31. decembra, 1. januára a 6. januára, ktorý je sviatkom v niektorých krajinách, napríklad na Slovensku a v Rakúsku.
- Zákazy jazdy nákladných vozidiel. Mnohé európske krajiny obmedzujú jazdu ťažkých nákladných vozidiel cez nedele a sviatky. Napríklad v Nemecku sa spravidla nesmie jazdiť s nákladnými vozidlami nad 7,5 tony v nedeľu a vo sviatok, v Rakúsku sa obmedzenie začína už v sobotu poobede, vo Francúzsku v sobotu večer. Presné hodiny, výnimky pre určité druhy nákladu a zmeny každý rok si overte u príslušných úradov.
- Prevádzkové hodiny zákazníkov. Sklad, ktorý je od 23. decembra zatvorený, je zatvorený, nech máte vozidlo kdekoľvek.
- Dĺžku jazdy a odpočinku vodiča. Dve po sebe idúce nepracovné dni nie sú dva dni jazdy.
Z toho vznikne mapa. Na nej uvidíte, že niektoré zákazky treba vybaviť o týždeň skôr, než zákazník očakáva, a niektoré sa dajú posunúť na január.
Opýtajte sa zákazníkov skôr, než sa opýtajú vás
Do polovice novembra oslovte kľúčových zákazníkov a opýtajte sa jednoduchých vecí: Aké objemy čakajú pred sviatkami? Kedy je posledný deň nakládky a vykládky? Kedy sa po sviatkoch otvára? Odpovede vám dajú kostru plánu a zákazníkovi ukážu, že sa na obdobie pripravujete. Zároveň pošlite oznámenie o vlastných termínoch: posledný deň, kedy prijmete zákazku na doručenie pred Vianocami, a dátum, od ktorého sa jazdí znova.
Je rozumné dohodnúť si sviatočné ceny vopred. Práca vo sviatok, v noci alebo cez víkend stojí viac a zákazník, ktorý to vie vopred, to prijme ľahšie než dodatočný príplatok na faktúre.
Vodiči a odpočinok
Vodiči sú ľudia s rodinami a Vianoce nie sú obdobie, v ktorom sa dá zle plánovať. Spravodlivosť stojí na pravidlách, ktoré sú známe vopred:
- Zverejnite rozpis sviatkov skôr, než sa začnú dohadovať dovolenky. Kto má sviatky doma tento rok, má službu budúci rok.
- Ak ide o prácu vo sviatok, stanovte príplatok alebo náhradné voľno a povedzte to otvorene.
- Pravidelný týždenný odpočinok sa podľa európskych pravidiel nesmie tráviť vo vozidle. Plánujte ubytovanie vodičov, ktorí cez sviatky ostanú na ceste, a ak je to možné, nenechajte ich na parkovisku v zahraničí na sviatočnú nedeľu.
- Skontrolujte využitie doby jazdy a odpočinku pred plánovaním. Vodič, ktorý je blízko limitu, nemôže ísť na dlhú trasu bez predchádzajúceho odpočinku.
Vozidlá a servis
Zima a Vianoce zvyšujú riziko poruchy a v čase sviatkov sú servisy zatvorené alebo preťažené. Skontrolujte vozidlá a termíny ešte pred sviatkami: technickú kontrolu, pneumatiky, kvapaliny, batériu. Plánované opravy urobte pred sviatkami, nie po nich. Majte po ruke telefónne číslo na cestnú pomoc a vedzte, kto z dielne je dosiahnuteľný aj cez sviatky.
Čo robiť s kolónami a parkovaním
V posledných dňoch pred sviatkami sa hromadia kolóny pri horských priechodoch a hraničných prechodoch, hlavne pred zákazom jazdy. Vozidlo, ktoré sa zdrží, môže uviaznuť až do konca zákazu. Preto plánujte príchody s rezervou a sledujte stav ciest. Parkovacie miesta pre ťažké vozidlá bývajú pred sviatkami plné. Dohodnite so zákazníkom, či môže vozidlo vyčkať na jeho pozemku.
Komunikácia a očakávania
Zákazník, ktorý vie, čo sa deje, je trpezlivejší. Oznámte meškanie hneď, keď o ňom viete. Ponúknite alternatívu, napríklad doručenie v prvý pracovný deň po sviatkoch alebo rozdelenie zásielky. A dohodnite, kto v kancelárii je cez sviatky dosiahnuteľný, aby mal vodič koho zavolať.
Koniec roka v administratíve
S koncom decembra prichádza ročná uzávierka. Prejdite zákazky, ktoré sa dokončili, a uistite sa, že sú vyfakturované v správnom období. Zistite, ktoré faktúry čakajú na doklad o dodaní, aby ste ich stihli pred koncom roka. Skontrolujte neuhradené faktúry a pošlite upomienky skôr než účtovníčka dostane zoznam. Zamyslite sa aj nad tým, ktoré zákazky sa dokončia v januári, ale náklady na ne vznikli v decembri.
Plán na januárový štart
Po sviatkoch sa dopyt vracia pomaly, ale vozidlá a vodiči sa musia vrátiť rýchlo. Naplánujte prvý pracovný týždeň vopred: ktoré vozidlá sú pripravené, ktorí vodiči sú na mieste, ktoré zákazky čakajú. Zhrňte si, čo sa v decembri podarilo a čo nie. Poznámky z jedného decembra sú najlepším podkladom pre ďalší.
Ako pomôže Exilogic
V Exilogic nájdete kalendár obmedzení jazdy so sviatkami a zákazmi v krajinách trasy. Pri zákazke systém upozorní, že trasa prechádza cez krajinu so sviatkom alebo zákazom jazdy, a dispečer to musí potvrdiť, takže sa na to nezabudne. Termíny kontrol vozidiel a dokladov vodičov vidíte v upozorneniach, a prehľad zákaziek vám ukáže, ktoré sú ešte otvorené a ktoré treba vyfakturovať pred koncom roka.