Le ultime due settimane prima di Natale sono paradossali per un vettore. La domanda raggiunge il picco, perché i clienti vogliono la merce prima delle feste, e allo stesso tempo ci sono meno giorni, meno autisti e meno magazzini disponibili. Aggiunga i divieti di circolazione per i veicoli merci che in molti paesi valgono nei fine settimana e nei giorni festivi e il calendario si riduce a pochi giorni utilizzabili. Le aziende che se la cavano con calma non sono più fortunate. Hanno iniziato prima.
Prima di tutto, mappi i giorni lavorativi reali
Disegni un calendario da metà dicembre a metà gennaio e segni quando si può effettivamente guidare. Tenga conto di:
- Festività nei paesi che attraversa. Non solo dal 24 al 26 dicembre, ma anche il 31 dicembre, il 1° gennaio e il 6 gennaio, che in alcuni paesi è festivo, ad esempio in Slovacchia e in Austria.
- Divieti di circolazione per i veicoli merci. Molti paesi europei limitano i veicoli pesanti la domenica e nei giorni festivi. In Germania, ad esempio, i veicoli oltre 7,5 tonnellate in generale non possono circolare la domenica e nei giorni festivi, in Austria il divieto inizia già il sabato pomeriggio e in Francia il sabato sera. Verifichi gli orari esatti, le esenzioni per determinati carichi e le modifiche annuali presso le autorità competenti.
- Gli orari di apertura dei clienti. Un magazzino chiuso dal 23 dicembre è chiuso ovunque si trovi il Suo veicolo.
- Il tempo di guida e di riposo degli autisti. Due giorni non lavorativi consecutivi non sono due giorni di guida.
Da qui nasce una mappa. Vedrà che alcuni ordini devono essere gestiti una settimana prima di quando il cliente se li aspetta e che alcuni si possono spostare a gennaio.
Chieda ai clienti prima che chiedano a Lei
Entro metà novembre contatti i clienti principali e faccia domande semplici: quali volumi sono previsti prima delle feste? Qual è l'ultimo giorno per carico e scarico? Quando riaprono dopo le feste? Le risposte Le danno lo scheletro di un piano e mostrano al cliente che Lei si sta preparando. Allo stesso tempo invii un avviso con le Sue date: l'ultimo giorno in cui accetta un ordine per la consegna prima di Natale e la data da cui riprende a guidare.
È sensato concordare in anticipo le tariffe festive. Il lavoro in un giorno festivo, di notte o nel fine settimana costa di più e un cliente che lo sa prima lo accetta più facilmente di un supplemento aggiunto dopo in fattura.
Autisti e riposo
Gli autisti sono persone con una famiglia e il Natale non è il momento di pianificare male. L'equità poggia su regole note in anticipo:
- Pubblichi un turno delle festività prima che le persone inizino a contrattare sulle ferie. Chi ha le feste a casa quest'anno è di servizio l'anno prossimo.
- Se si tratta di lavoro in un giorno festivo, fissi una maggiorazione o un riposo compensativo e lo dica apertamente.
- Secondo le norme europee, il riposo settimanale regolare non può essere trascorso in un veicolo. Pianifichi l'alloggio per gli autisti che restano su strada durante le feste e, dove possibile, non li lasci in un parcheggio all'estero in una domenica festiva.
- Verifichi l'utilizzo del tempo di guida e di riposo prima di pianificare. Un autista vicino a un limite non può affrontare un percorso lungo senza prima riposare.
Veicoli e manutenzione
Inverno e Natale aumentano il rischio di guasti e durante le feste le officine sono chiuse o sovraccariche. Controlli veicoli e scadenze prima delle feste: revisione tecnica, pneumatici, liquidi, batteria. Faccia le riparazioni programmate prima delle feste, non dopo. Tenga a portata di mano un numero di assistenza stradale e sappia chi dell'officina è raggiungibile anche durante le feste.
Cosa fare con code e parcheggi
Negli ultimi giorni prima delle feste si formano code ai valichi di montagna e ai passaggi di frontiera, soprattutto prima di un divieto di circolazione. Un veicolo che subisce un ritardo può restare bloccato finché non finisce un divieto. Pianifichi quindi gli arrivi con una riserva e segua le condizioni stradali. I parcheggi per veicoli pesanti sono spesso pieni prima delle feste. Concordi con un cliente se un veicolo può attendere presso la sua sede.
Comunicazione e aspettative
Un cliente che sa cosa sta succedendo è più paziente. Annunci un ritardo non appena lo conosce. Offra un'alternativa, come la consegna il primo giorno lavorativo dopo le feste o la divisione di una spedizione. E concordi chi nel Suo ufficio è raggiungibile durante le feste, così un autista ha qualcuno da chiamare.
Fine anno in amministrazione
La chiusura dell'anno arriva con la fine di dicembre. Passi in rassegna gli ordini completati e si assicuri che siano fatturati nel periodo corretto. Scopra quali fatture attendono la prova di consegna per poterle chiudere prima di fine anno. Controlli le fatture non pagate e invii i solleciti prima che il commercialista riceva un elenco. Pensi anche agli ordini che terminano a gennaio ma i cui costi sono sorti a dicembre.
Un piano per l'avvio di gennaio
Dopo le feste la domanda ritorna lentamente, ma veicoli e autisti devono tornare in fretta. Pianifichi in anticipo la prima settimana lavorativa: quali veicoli sono pronti, quali autisti sono presenti, quali ordini attendono. Riassuma cosa ha funzionato a dicembre e cosa no. Gli appunti di un dicembre sono il miglior materiale per il successivo.
Come aiuta Exilogic
In Exilogic trova un calendario delle restrizioni di circolazione con festività e divieti nei paesi lungo un percorso. In un ordine il sistema avvisa che un percorso attraversa un paese con una festività o un divieto di circolazione e il dispatcher deve prenderne atto, in modo che non venga dimenticato. Vede le scadenze di revisione dei veicoli e dei documenti degli autisti negli avvisi e il riepilogo degli ordini mostra quali sono ancora aperti e quali devono essere fatturati prima di fine anno.