Les deux dernières semaines avant Noël sont paradoxales pour un transporteur. La demande culmine, car les clients veulent leur marchandise avant les fêtes, et dans le même temps il y a moins de jours, moins de conducteurs et moins d'entrepôts disposés à travailler. Ajoutez les interdictions de circuler pour poids lourds qui s'appliquent dans de nombreux pays le week-end et les jours fériés, et le calendrier se réduit à quelques jours utilisables. Les entreprises qui s'en sortent sereinement n'ont pas plus de chance. Elles ont commencé plus tôt.
D'abord, cartographier les vrais jours ouvrés
Dessinez un calendrier de la mi-décembre à la mi-janvier et marquez quand on peut réellement rouler. Tenez compte de :
- Les jours fériés dans les pays que vous traversez. Pas seulement du 24 au 26 décembre, mais aussi le 31 décembre, le 1er janvier et le 6 janvier, férié dans certains pays, par exemple la Slovaquie et l'Autriche.
- Les interdictions de circuler pour poids lourds. De nombreux pays européens restreignent les poids lourds le dimanche et les jours fériés. En Allemagne, par exemple, les véhicules de plus de 7,5 tonnes ne peuvent généralement pas rouler le dimanche et les jours fériés, en Autriche la restriction commence dès le samedi après-midi, en France le samedi soir. Vérifiez horaires exacts, dérogations pour certaines marchandises et changements annuels auprès des autorités compétentes.
- Les horaires d'ouverture des clients. Un entrepôt fermé à partir du 23 décembre est fermé où que se trouve votre véhicule.
- Les temps de conduite et de repos des conducteurs. Deux jours non travaillés consécutifs ne sont pas deux jours de conduite.
Il en naît une carte. Vous y verrez que certaines missions doivent être traitées une semaine plus tôt que le client ne l'attend, et que d'autres peuvent être reportées en janvier.
Interrogez les clients avant qu'ils ne vous interrogent
D'ici la mi-novembre, contactez les clients clés et posez des questions simples : quels volumes sont attendus avant les fêtes ? Quel est le dernier jour de chargement et de déchargement ? Quand rouvrent-ils après les fêtes ? Les réponses vous donnent l'ossature du plan et montrent au client que vous vous préparez. Envoyez en même temps un avis sur vos propres dates : le dernier jour où vous acceptez une mission pour une livraison avant Noël et la date à partir de laquelle vous roulez de nouveau.
Il est judicieux de convenir à l'avance de tarifs de fêtes. Le travail un jour férié, la nuit ou le week-end coûte plus cher, et un client qui le sait d'avance l'accepte plus facilement qu'un supplément ajouté ensuite sur la facture.
Conducteurs et repos
Les conducteurs sont des gens qui ont une famille, et Noël n'est pas le moment de mal planifier. L'équité repose sur des règles connues à l'avance :
- Publiez un tableau des fêtes avant que l'on ne marchande les congés. Celui qui passe les fêtes chez lui cette année est de service l'an prochain.
- S'il s'agit de travailler un jour férié, fixez une majoration ou un repos compensateur et dites-le ouvertement.
- Selon les règles européennes, le repos hebdomadaire normal ne peut pas être pris dans le véhicule. Prévoyez un hébergement pour les conducteurs qui restent sur la route pendant les fêtes et, si possible, ne les laissez pas sur un parking à l'étranger un dimanche de fête.
- Vérifiez l'utilisation des temps de conduite et de repos avant de planifier. Un conducteur proche de sa limite ne peut pas partir sur un long trajet sans repos préalable.
Véhicules et entretien
L'hiver et Noël augmentent le risque de panne, et pendant les fêtes les ateliers sont fermés ou surchargés. Vérifiez véhicules et échéances avant les fêtes : contrôle technique, pneus, liquides, batterie. Faites les réparations prévues avant les fêtes, pas après. Gardez à portée de main un numéro d'assistance routière et sachez qui, à l'atelier, est joignable aussi pendant les fêtes.
Que faire face aux bouchons et au stationnement
Dans les derniers jours avant les fêtes, des bouchons se forment aux cols de montagne et aux postes frontières, surtout avant une interdiction de rouler. Un véhicule retardé peut rester bloqué jusqu'à la fin de l'interdiction. Planifiez donc les arrivées avec de la marge et surveillez l'état des routes. Les places de stationnement pour poids lourds sont souvent pleines avant les fêtes. Convenez avec le client si le véhicule peut attendre sur son site.
Communication et attentes
Un client qui sait ce qui se passe est plus patient. Annoncez un retard dès que vous le connaissez. Proposez une alternative, comme une livraison le premier jour ouvré après les fêtes ou la division de l'envoi. Et convenez de qui, au bureau, est joignable pendant les fêtes, pour que le conducteur ait quelqu'un à appeler.
Fin d'année côté administration
La clôture annuelle arrive avec la fin décembre. Passez en revue les missions terminées et assurez-vous qu'elles sont facturées dans la bonne période. Repérez les factures qui attendent la preuve de livraison pour pouvoir les finaliser avant la fin de l'année. Contrôlez les factures impayées et envoyez des relances avant que votre comptable ne reçoive une liste. Pensez aussi aux missions qui se terminent en janvier mais dont les coûts sont nés en décembre.
Un plan pour la reprise de janvier
Après les fêtes, la demande revient lentement, mais véhicules et conducteurs doivent revenir vite. Planifiez la première semaine de travail à l'avance : quels véhicules sont prêts, quels conducteurs sont présents, quelles missions attendent. Notez ce qui a fonctionné en décembre et ce qui n'a pas fonctionné. Les notes d'un décembre sont le meilleur matériau pour le suivant.
Comment Exilogic vous aide
Dans Exilogic, vous trouvez un calendrier des restrictions de circulation avec jours fériés et interdictions dans les pays de l'itinéraire. Sur une mission, le système avertit que l'itinéraire traverse un pays avec un jour férié ou une interdiction de rouler, et le dispatcheur doit en prendre acte, de sorte que cela ne soit pas oublié. Vous voyez les échéances de contrôle des véhicules et des documents des conducteurs dans les alertes, et la vue d'ensemble des missions montre lesquelles sont encore ouvertes et lesquelles doivent être facturées avant la fin de l'année.