Die letzten zwei Wochen vor Weihnachten sind für ein Transportunternehmen paradox. Die Nachfrage erreicht ihren Höhepunkt, weil Kunden Ware vor den Feiertagen wollen, und gleichzeitig gibt es weniger Tage, weniger Fahrer und weniger Lager, die mitmachen. Kommen Fahrverbote für Lastwagen hinzu, die in vielen Ländern an Wochenenden und Feiertagen gelten, schrumpft der Kalender auf einige nutzbare Tage. Firmen, die das gelassen meistern, haben nicht mehr Glück. Sie haben früher angefangen.
Zuerst die tatsächlichen Tage erfassen
Zeichnen Sie einen Kalender von Mitte Dezember bis Mitte Januar und markieren Sie, wann tatsächlich gefahren werden kann. Berücksichtigen Sie:
- Feiertage in den Ländern, durch die Sie fahren. Nicht nur 24. bis 26. Dezember, sondern auch 31. Dezember, 1. Januar und 6. Januar, der in einigen Ländern ein Feiertag ist, zum Beispiel in der Slowakei und in Österreich.
- Fahrverbote für Lastwagen. Viele europäische Länder beschränken schwere Lastwagen an Sonn- und Feiertagen. In Deutschland dürfen Fahrzeuge über 7,5 Tonnen sonntags und feiertags in der Regel nicht fahren, in Österreich beginnt die Beschränkung schon am Samstagnachmittag, in Frankreich am Samstagabend. Prüfen Sie genaue Zeiten, Ausnahmen für bestimmte Ladung und jährliche Änderungen bei den zuständigen Behörden.
- Öffnungszeiten der Kunden. Ein Lager, das ab 23. Dezember geschlossen ist, ist geschlossen, wo auch immer Ihr Fahrzeug gerade ist.
- Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer. Zwei aufeinanderfolgende arbeitsfreie Tage sind keine zwei Fahrtage.
Daraus entsteht eine Karte. Auf ihr sehen Sie, dass manche Aufträge eine Woche früher erledigt werden müssen, als der Kunde erwartet, und manche sich in den Januar verschieben lassen.
Fragen Sie die Kunden, bevor sie Sie fragen
Sprechen Sie bis Mitte November wichtige Kunden an und fragen Sie einfache Dinge: Welche Mengen sind vor den Feiertagen zu erwarten? Wann ist der letzte Tag für Be- und Entladung? Wann öffnen sie nach den Feiertagen wieder? Die Antworten geben Ihnen das Gerüst des Plans und zeigen dem Kunden, dass Sie sich vorbereiten. Senden Sie zugleich eine Mitteilung über Ihre eigenen Termine: den letzten Tag, an dem Sie einen Auftrag für die Lieferung vor Weihnachten annehmen, und das Datum, ab dem wieder gefahren wird.
Es ist sinnvoll, Feiertagspreise im Voraus zu vereinbaren. Arbeit an Feiertagen, nachts oder am Wochenende kostet mehr, und ein Kunde, der das vorher weiß, akzeptiert es leichter als einen nachträglichen Aufschlag auf der Rechnung.
Fahrer und Ruhezeit
Fahrer sind Menschen mit Familien, und Weihnachten ist keine Zeit für schlechte Planung. Fairness beruht auf Regeln, die im Voraus bekannt sind:
- Veröffentlichen Sie einen Feiertagsplan, bevor um Urlaub gefeilscht wird. Wer dieses Jahr die Feiertage zu Hause hat, hat nächstes Jahr Dienst.
- Geht es um Arbeit an Feiertagen, legen Sie einen Zuschlag oder Freizeitausgleich fest und sagen Sie es offen.
- Nach europäischen Regeln darf die regelmäßige wöchentliche Ruhezeit nicht im Fahrzeug verbracht werden. Planen Sie Unterkünfte für Fahrer, die über die Feiertage unterwegs bleiben, und lassen Sie sie nach Möglichkeit nicht an einem Feiertagssonntag auf einem Parkplatz im Ausland.
- Prüfen Sie vor der Planung die Ausnutzung der Lenk- und Ruhezeiten. Ein Fahrer nahe am Limit kann nicht ohne vorherige Ruhe auf eine lange Strecke.
Fahrzeuge und Service
Winter und Weihnachten erhöhen das Pannenrisiko, und über die Feiertage sind Werkstätten geschlossen oder überlastet. Prüfen Sie Fahrzeuge und Termine vor den Feiertagen: technische Untersuchung, Reifen, Flüssigkeiten, Batterie. Erledigen Sie geplante Reparaturen vor den Feiertagen, nicht danach. Halten Sie die Nummer eines Pannendienstes bereit und wissen Sie, wer aus der Werkstatt auch über die Feiertage erreichbar ist.
Was bei Staus und Parken zu tun ist
In den letzten Tagen vor den Feiertagen bilden sich Staus an Gebirgspässen und Grenzübergängen, vor allem vor einem Fahrverbot. Ein Fahrzeug, das aufgehalten wird, kann bis zum Ende des Verbots festsitzen. Planen Sie daher Ankünfte mit Reserve und beobachten Sie den Straßenzustand. Parkplätze für schwere Fahrzeuge sind vor den Feiertagen oft voll. Vereinbaren Sie mit dem Kunden, ob das Fahrzeug auf seinem Gelände warten darf.
Kommunikation und Erwartungen
Ein Kunde, der weiß, was geschieht, ist geduldiger. Melden Sie eine Verspätung, sobald Sie davon wissen. Bieten Sie eine Alternative an, etwa die Lieferung am ersten Werktag nach den Feiertagen oder die Aufteilung der Sendung. Und vereinbaren Sie, wer im Büro über die Feiertage erreichbar ist, damit der Fahrer jemanden anrufen kann.
Jahresende in der Verwaltung
Mit dem Ende des Dezembers kommt der Jahresabschluss. Gehen Sie abgeschlossene Aufträge durch und stellen Sie sicher, dass sie in der richtigen Periode berechnet sind. Finden Sie heraus, welche Rechnungen auf den Liefernachweis warten, damit Sie sie vor Jahresende fertigstellen. Prüfen Sie offene Rechnungen und senden Sie Mahnungen, bevor Ihre Buchhalterin eine Liste erhält. Denken Sie auch an Aufträge, die im Januar enden, deren Kosten aber im Dezember entstanden sind.
Ein Plan für den Januarstart
Nach den Feiertagen kehrt die Nachfrage langsam zurück, aber Fahrzeuge und Fahrer müssen schnell zurück sein. Planen Sie die erste Arbeitswoche im Voraus: welche Fahrzeuge bereit sind, welche Fahrer anwesend sind, welche Aufträge warten. Halten Sie fest, was im Dezember gelungen ist und was nicht. Notizen aus einem Dezember sind das beste Material für den nächsten.
Wie Exilogic hilft
In Exilogic finden Sie einen Kalender der Fahrbeschränkungen mit Feiertagen und Verboten in den Ländern entlang der Route. Am Auftrag warnt das System, dass eine Route durch ein Land mit Feiertag oder Fahrverbot führt, und der Disponent muss es bestätigen, sodass es nicht vergessen wird. Die Termine für Untersuchungen der Fahrzeuge und Dokumente der Fahrer sehen Sie in den Benachrichtigungen, und die Auftragsübersicht zeigt, welche noch offen sind und welche vor Jahresende abgerechnet werden müssen.