Ostatnie dwa tygodnie przed Bożym Narodzeniem są dla przewoźnika paradoksalne. Popyt osiąga szczyt, bo klienci chcą towaru przed świętami, a jednocześnie jest mniej dni, mniej kierowców i mniej magazynów gotowych do pracy. Proszę dodać zakazy ruchu dla pojazdów ciężarowych, które w wielu krajach obowiązują w weekendy i święta, a kalendarz kurczy się do kilku użytecznych dni. Firmy, które radzą sobie spokojnie, nie mają więcej szczęścia. Zaczęły wcześniej.
Najpierw wyznacz rzeczywiste dni robocze
Proszę narysować kalendarz od połowy grudnia do połowy stycznia i zaznaczyć, kiedy faktycznie można jeździć. Należy uwzględnić:
- Święta państwowe w krajach, przez które Państwo jeżdżą. Nie tylko od 24 do 26 grudnia, ale także 31 grudnia, 1 stycznia i 6 stycznia, który w niektórych krajach jest dniem świątecznym, na przykład na Słowacji i w Austrii.
- Zakazy ruchu dla pojazdów ciężarowych. Wiele krajów europejskich ogranicza ruch ciężkich pojazdów w niedziele i święta. W Niemczech na przykład pojazdy powyżej 7,5 tony zasadniczo nie mogą jeździć w niedziele i święta, w Austrii ograniczenie zaczyna się już w sobotę po południu, a we Francji w sobotę wieczorem. Dokładne godziny, wyjątki dla niektórych ładunków i coroczne zmiany proszę sprawdzić we właściwych urzędach.
- Godziny otwarcia klientów. Magazyn zamknięty od 23 grudnia jest zamknięty tam, gdzie akurat znajduje się Państwa pojazd.
- Czas prowadzenia pojazdu i odpoczynku kierowców. Dwa następujące po sobie dni niepracujące to nie są dwa dni jazdy.
Z tego powstaje mapa. Zobaczą na niej Państwo, że niektóre zlecenia trzeba zrealizować tydzień wcześniej, niż spodziewa się klient, a niektóre można przesunąć na styczeń.
Proszę pytać klientów, zanim oni zapytają Państwa
Do połowy listopada proszę skontaktować się z kluczowymi klientami i zadać proste pytania: Jakich wolumenów należy się spodziewać przed świętami? Jaki jest ostatni dzień załadunku i rozładunku? Kiedy otwierają się po świętach? Odpowiedzi dają szkielet planu i pokazują klientowi, że Państwo się przygotowują. Jednocześnie proszę wysłać informację o własnych terminach: ostatni dzień, w którym przyjmują Państwo zlecenie do dostawy przed świętami, i data, od której znów jeżdżą.
Rozsądnie jest uzgodnić stawki świąteczne z wyprzedzeniem. Praca w święto, w nocy lub w weekend kosztuje więcej, a klient, który wie o tym wcześniej, łatwiej to akceptuje niż dopłatę doliczoną później na fakturze.
Kierowcy i odpoczynek
Kierowcy to ludzie z rodzinami, a Boże Narodzenie nie jest czasem na złe planowanie. Sprawiedliwość opiera się na zasadach znanych z wyprzedzeniem:
- Proszę opublikować grafik świąteczny, zanim ludzie zaczną targować się o urlopy. Kto ma w tym roku święta w domu, ten w przyszłym roku jest na służbie.
- Jeśli chodzi o pracę w święto, proszę ustalić dodatek lub czas wolny w zamian i powiedzieć o tym otwarcie.
- Zgodnie z przepisami europejskimi regularny odpoczynek tygodniowy nie może być spędzany w pojeździe. Proszę zaplanować noclegi dla kierowców, którzy w czasie świąt pozostaną w trasie, i w miarę możliwości nie zostawiać ich na parkingu za granicą w świąteczną niedzielę.
- Przed planowaniem proszę sprawdzić wykorzystanie czasu prowadzenia i odpoczynku. Kierowca bliski limitu nie może wyruszyć na długą trasę bez wcześniejszego odpoczynku.
Pojazdy i serwis
Zima i Boże Narodzenie zwiększają ryzyko awarii, a w czasie świąt warsztaty są zamknięte lub przeciążone. Proszę sprawdzić pojazdy i terminy przed świętami: przegląd techniczny, opony, płyny, akumulator. Zaplanowane naprawy proszę wykonać przed świętami, a nie po nich. Proszę mieć pod ręką numer pomocy drogowej i wiedzieć, z kim z warsztatu można się skontaktować także w czasie świąt.
Co zrobić z kolejkami i parkowaniem
W ostatnich dniach przed świętami tworzą się kolejki na przełęczach górskich i przejściach granicznych, głównie przed zakazem ruchu. Pojazd, który się opóźni, może utknąć do końca zakazu. Dlatego proszę planować przyjazdy z zapasem i śledzić warunki na drogach. Miejsca parkingowe dla pojazdów ciężkich są przed świętami często zajęte. Proszę uzgodnić z klientem, czy pojazd może czekać na jego terenie.
Komunikacja i oczekiwania
Klient, który wie, co się dzieje, jest bardziej cierpliwy. Proszę zgłosić opóźnienie, gdy tylko Państwo o nim wiedzą. Proszę zaproponować alternatywę, na przykład dostawę w pierwszy dzień roboczy po świętach lub podział przesyłki. I proszę uzgodnić, kto w Państwa biurze będzie osiągalny w czasie świąt, aby kierowca miał do kogo zadzwonić.
Koniec roku w administracji
Zamknięcie roku nadchodzi wraz z końcem grudnia. Proszę przejrzeć zrealizowane zlecenia i upewnić się, że są zafakturowane w prawidłowym okresie. Proszę ustalić, które faktury czekają na dowód dostawy, aby móc je zamknąć przed końcem roku. Proszę sprawdzić nieopłacone faktury i wysłać wezwania, zanim księgowy dostanie listę. Proszę pomyśleć także o zleceniach, które kończą się w styczniu, ale których koszty powstały w grudniu.
Plan na start w styczniu
Po świętach popyt wraca powoli, ale pojazdy i kierowcy muszą wrócić szybko. Proszę z wyprzedzeniem zaplanować pierwszy tydzień roboczy: które pojazdy są gotowe, którzy kierowcy są obecni, które zlecenia czekają. Proszę podsumować, co zadziałało w grudniu, a co nie. Notatki z jednego grudnia są najlepszym materiałem na następny.
Jak pomaga Exilogic
W Exilogic znajdą Państwo kalendarz ograniczeń ruchu ze świętami i zakazami w krajach na trasie. Przy zleceniu system ostrzega, że trasa prowadzi przez kraj ze świętem lub zakazem ruchu, a dyspozytor musi to potwierdzić, aby nie zostało zapomniane. Terminy przeglądów pojazdów i dokumentów kierowców widzą Państwo w powiadomieniach, a przegląd zleceń pokazuje, które są jeszcze otwarte i które trzeba zafakturować przed końcem roku.