Las dos últimas semanas antes de Navidad son paradójicas para un transportista. La demanda alcanza su máximo, porque los clientes quieren la mercancía antes de las fiestas, y a la vez hay menos días, menos conductores y menos almacenes dispuestos. Añada las prohibiciones de circulación para vehículos de mercancías que en muchos países rigen los fines de semana y los festivos, y el calendario se reduce a unos pocos días utilizables. Las empresas que lo afrontan con calma no tienen más suerte. Empezaron antes.
Primero, trace los días laborables reales
Dibuje un calendario de mediados de diciembre a mediados de enero y marque cuándo se puede conducir realmente. Tenga en cuenta:
- Los festivos de los países por los que pasa. No solo del 24 al 26 de diciembre, sino también el 31 de diciembre, el 1 de enero y el 6 de enero, que es festivo en algunos países, por ejemplo Eslovaquia y Austria.
- Las prohibiciones de circulación para vehículos de mercancías. Muchos países europeos restringen los vehículos pesados en domingos y festivos. En Alemania, por ejemplo, los vehículos de más de 7,5 toneladas por lo general no pueden circular en domingos y festivos, en Austria la restricción empieza ya el sábado por la tarde y en Francia el sábado por la noche. Compruebe los horarios exactos, las exenciones para ciertas cargas y los cambios anuales con las autoridades competentes.
- El horario de apertura de los clientes. Un almacén cerrado desde el 23 de diciembre está cerrado dondequiera que se encuentre su vehículo.
- El tiempo de conducción y descanso de los conductores. Dos días no laborables consecutivos no son dos días de conducción.
De aquí surge un mapa. En él verá que algunos pedidos deben gestionarse una semana antes de lo que el cliente espera y que algunos pueden aplazarse a enero.
Pregunte a los clientes antes de que le pregunten a usted
A mediados de noviembre, contacte con los clientes clave y haga preguntas sencillas: ¿qué volúmenes se esperan antes de las fiestas? ¿Cuál es el último día para carga y descarga? ¿Cuándo reabren después de las fiestas? Las respuestas le dan el esqueleto de un plan y muestran al cliente que usted se está preparando. Al mismo tiempo, envíe un aviso con sus propias fechas: el último día en que acepta un pedido para entrega antes de Navidad y la fecha desde la que vuelve a conducir.
Es sensato acordar de antemano las tarifas de festivos. El trabajo en festivo, de noche o en fin de semana cuesta más, y un cliente que lo sabe de antemano lo acepta con más facilidad que un recargo añadido después en la factura.
Conductores y descanso
Los conductores son personas con familia, y la Navidad no es momento de planificar mal. La equidad se apoya en reglas conocidas de antemano:
- Publique un cuadrante de festivos antes de que la gente empiece a regatear por las vacaciones. Quien tiene las fiestas en casa este año está de servicio el año que viene.
- Si se trata de trabajo en festivo, fije un suplemento o un descanso compensatorio y dígalo abiertamente.
- Según las normas europeas, el descanso semanal regular no puede pasarse en un vehículo. Planifique el alojamiento de los conductores que permanezcan en carretera durante las fiestas y, cuando sea posible, no los deje en un aparcamiento en el extranjero un domingo festivo.
- Compruebe el uso del tiempo de conducción y descanso antes de planificar. Un conductor cercano a un límite no puede afrontar una ruta larga sin descansar antes.
Vehículos y servicio
El invierno y la Navidad aumentan el riesgo de avería, y durante las fiestas los talleres están cerrados o saturados. Revise vehículos y plazos antes de las fiestas: inspección técnica, neumáticos, fluidos, batería. Haga las reparaciones programadas antes de las fiestas, no después. Tenga a mano un número de asistencia en carretera y sepa a quién del taller se puede localizar también durante las fiestas.
Qué hacer con las colas y el aparcamiento
En los últimos días antes de las fiestas se forman colas en los puertos de montaña y en los pasos fronterizos, sobre todo antes de una prohibición de circulación. Un vehículo que sufre un retraso puede quedarse parado hasta que termine una prohibición. Planifique, pues, las llegadas con un margen y siga el estado de las carreteras. Las plazas de aparcamiento para vehículos pesados suelen estar llenas antes de las fiestas. Acuerde con un cliente si un vehículo puede esperar en sus instalaciones.
Comunicación y expectativas
Un cliente que sabe lo que ocurre es más paciente. Anuncie un retraso en cuanto lo conozca. Ofrezca una alternativa, como la entrega el primer día laborable después de las fiestas o dividir un envío. Y acuerde quién en su oficina está localizable durante las fiestas, para que un conductor tenga a quién llamar.
Fin de año en la administración
El cierre del año llega con el final de diciembre. Revise los pedidos completados y asegúrese de que se facturan en el periodo correcto. Averigüe qué facturas esperan la prueba de entrega para poder cerrarlas antes de final de año. Revise las facturas impagadas y envíe recordatorios antes de que su contable reciba una lista. Piense también en los pedidos que terminan en enero pero cuyos costes surgieron en diciembre.
Un plan para el arranque de enero
Después de las fiestas la demanda vuelve despacio, pero los vehículos y los conductores deben volver rápido. Planifique con antelación la primera semana laborable: qué vehículos están listos, qué conductores están presentes, qué pedidos esperan. Resuma lo que funcionó en diciembre y lo que no. Las notas de un diciembre son el mejor material para el siguiente.
Cómo ayuda Exilogic
En Exilogic encontrará un calendario de restricciones de circulación con festivos y prohibiciones en los países de una ruta. En un pedido, el sistema avisa de que una ruta pasa por un país con un festivo o una prohibición de circulación, y el gestor de tráfico debe darse por enterado, para que no se olvide. Ve los plazos de inspección de los vehículos y de los documentos de los conductores en los avisos, y el resumen de pedidos muestra cuáles siguen abiertos y cuáles deben facturarse antes de final de año.