Ultimele două săptămâni dinaintea Crăciunului sunt paradoxale pentru un transportator. Cererea atinge apogeul, pentru că clienții vor marfa înainte de sărbători, și în același timp sunt mai puține zile, mai puțini șoferi și mai puține depozite disponibile. Adăugați interdicțiile de circulație pentru vehiculele de mărfuri care în multe țări se aplică la sfârșit de săptămână și în zilele de sărbătoare, iar calendarul se restrânge la câteva zile utilizabile. Firmele care se descurcă calm nu sunt mai norocoase. Au început mai devreme.
Mai întâi, cartografiați zilele lucrătoare reale
Desenați un calendar de la mijlocul lui decembrie până la mijlocul lui ianuarie și marcați când se poate conduce efectiv. Țineți cont de:
- Sărbătorile legale din țările prin care circulați. Nu doar 24-26 decembrie, ci și 31 decembrie, 1 ianuarie și 6 ianuarie, care în unele țări este sărbătoare, de exemplu în Slovacia și Austria.
- Interdicțiile de circulație pentru vehiculele de mărfuri. Multe țări europene restricționează vehiculele grele duminica și în zilele de sărbătoare. În Germania, de exemplu, vehiculele de peste 7,5 tone nu au, în general, voie să circule duminica și în sărbători, în Austria restricția începe încă de sâmbătă după-amiază, iar în Franța sâmbătă seara. Verificați orele exacte, scutirile pentru anumite încărcături și modificările anuale la autoritățile competente.
- Programul de funcționare al clienților. Un depozit închis de la 23 decembrie este închis oriunde s-ar afla vehiculul dumneavoastră.
- Timpul de conducere și de odihnă al șoferilor. Două zile nelucrătoare consecutive nu înseamnă două zile de condus.
Din aceasta rezultă o hartă. Pe ea veți vedea că unele comenzi trebuie rezolvate cu o săptămână mai devreme decât se așteaptă clientul, iar unele pot fi mutate în ianuarie.
Întrebați clienții înainte să vă întrebe ei
Până la mijlocul lui noiembrie, contactați clienții-cheie și puneți întrebări simple: Ce volume se așteaptă înainte de sărbători? Care este ultima zi pentru încărcare și descărcare? Când redeschid după sărbători? Răspunsurile vă dau scheletul unui plan și îi arată clientului că vă pregătiți. În același timp, trimiteți o înștiințare cu propriile date: ultima zi în care acceptați o comandă pentru livrare înainte de Crăciun și data de la care circulați din nou.
Este rezonabil să conveniți dinainte tarifele de sărbători. Munca într-o zi de sărbătoare, noaptea sau la sfârșit de săptămână costă mai mult, iar un client care știe acest lucru dinainte îl acceptă mai ușor decât un supliment adăugat ulterior pe factură.
Șoferii și odihna
Șoferii sunt oameni cu familii, iar Crăciunul nu este momentul pentru o planificare proastă. Corectitudinea se sprijină pe reguli cunoscute dinainte:
- Publicați un grafic al sărbătorilor înainte ca oamenii să înceapă să se târguiască pentru concedii. Cine are sărbătorile acasă anul acesta este de serviciu anul viitor.
- Dacă este vorba de muncă într-o zi de sărbătoare, stabiliți un spor sau timp liber compensatoriu și spuneți-o deschis.
- Conform normelor europene, odihna săptămânală regulată nu se poate petrece într-un vehicul. Planificați cazarea pentru șoferii care rămân pe drum în timpul sărbătorilor și, unde este posibil, nu-i lăsați într-o parcare din străinătate într-o duminică de sărbătoare.
- Verificați utilizarea timpului de conducere și de odihnă înainte de planificare. Un șofer aproape de o limită nu poate pleca pe un traseu lung fără să se odihnească mai întâi.
Vehicule și service
Iarna și Crăciunul cresc riscul de avarie, iar în timpul sărbătorilor atelierele sunt închise sau supraîncărcate. Verificați vehiculele și termenele înainte de sărbători: inspecția tehnică, anvelopele, lichidele, bateria. Faceți reparațiile programate înainte de sărbători, nu după. Țineți la îndemână un număr de asistență rutieră și aflați cine de la atelier poate fi contactat și în timpul sărbătorilor.
Ce faceți cu cozile și parcarea
În ultimele zile dinaintea sărbătorilor se formează cozi la trecătorile montane și la punctele de frontieră, mai ales înaintea unei interdicții de circulație. Un vehicul care întârzie poate rămâne blocat până la încheierea unei interdicții. Planificați deci sosirile cu o rezervă și urmăriți starea drumurilor. Locurile de parcare pentru vehicule grele sunt adesea pline înainte de sărbători. Conveniți cu un client dacă un vehicul poate aștepta în incinta lui.
Comunicarea și așteptările
Un client care știe ce se întâmplă este mai răbdător. Anunțați o întârziere imediat ce o aflați. Oferiți o alternativă, cum ar fi livrarea în prima zi lucrătoare după sărbători sau împărțirea unei expediții. Și conveniți cine din biroul dumneavoastră poate fi contactat în timpul sărbătorilor, ca un șofer să aibă pe cine să sune.
Sfârșitul de an în administrație
Închiderea anului vine odată cu sfârșitul lui decembrie. Parcurgeți comenzile finalizate și asigurați-vă că sunt facturate în perioada corectă. Aflați ce facturi așteaptă dovada livrării, ca să le puteți încheia înainte de sfârșitul anului. Verificați facturile neachitate și trimiteți memento-uri înainte ca un contabil să primească o listă. Gândiți-vă și la comenzile care se încheie în ianuarie, dar ale căror costuri au apărut în decembrie.
Un plan pentru începutul din ianuarie
După sărbători cererea revine încet, dar vehiculele și șoferii trebuie să revină repede. Planificați din timp prima săptămână lucrătoare: ce vehicule sunt gata, ce șoferi sunt prezenți, ce comenzi așteaptă. Rezumați ce a funcționat în decembrie și ce nu. Notele dintr-un decembrie sunt cel mai bun material pentru următorul.
Cum ajută Exilogic
În Exilogic găsiți un calendar al restricțiilor de circulație cu sărbătorile și interdicțiile din țările de pe un traseu. La o comandă, sistemul vă avertizează că un traseu trece printr-o țară cu o sărbătoare sau o interdicție de circulație, iar dispecerul trebuie să ia act de aceasta, ca să nu fie uitată. Vedeți termenele inspecțiilor vehiculelor și ale documentelor șoferilor în alerte, iar sinteza comenzilor arată care sunt încă deschise și care trebuie facturate înainte de sfârșitul anului.